ความสำคัญ JD ต่องานประเมินผล

     “อย่าเก็บใบกำหนดหน้าที่งานหรือใบพรรณนางานของพนักงานไว้ในแฟ้มหรือไฟล์แบบไร้การเหลียวแล ต้องหมั่นอัพเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน นำ JD มาใช้ประโยชน์มากกว่าการเก็บไว้เป็นอนุสรณ์เตือนใจสำหรับงานบุคคล”

     ใบกำหนดหน้าที่งาน (JD) เป็นต้นทางของการประเมินผลปฏิบัติงานให้ตรงคน ตรงงาน… 

     ซึ่งผู้เขียนได้เขียนลำดับการจัดทำ JD ไปแล้ว ในบทความที่ผ่านมา เรื่อง“ลำดับการจัดทำJob Description(JD)”  

     JD มีความสำคัญในงานประเมินผล ดังนี้  

1. กำหนดรายละเอียดหน้าที่ ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน สามารถบอกถึงขอบเขตงานที่ผู้ดำรงตำแหน่งต้องรับผิดชอบ
2.  กำหนดตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator)เพื่อนำมาเลือกตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicator :KPI) โดยเป็นผลงานรายบุคคลที่ดำรงตำแหน่งตามระดับ(Level)
3. กำหนดตัวชี้วัดคร่อมสายงาน หรือตัวชี้วัดร่วมสายงาน CPI  บางท่านเรียก Joint KPI เป็นการบอกรายละเอียดขั้นตอน หรือการทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับแผนกอื่น
4. บอกสายงานการบังคับบัญชา ผู้ที่ทำหน้าที่หลักในการประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาผู้ดำรงตำแหน่งนั้นๆ กล่าวแบบง่ายๆคือหัวหน้าตำแหน่งไหนประเมินลูกน้อง
5. บอกคุณลักษณะสมรรถนะความสามารถ (Competency)ที่องค์กรต้องการประเมินผล ทั้งนี้อาจใส่รายละเอียดสมรรถนะทั้งหมดเช่น Core Competency,Managerial Competency,Functional Competency หรือเฉพาะสมรรถนะความสามารถในหน้าที่งาน (Functional Competency) อย่างเดียว ก็ได้ไม่ได้มีกรอบกฎเกณฑ์ กำหนดตายตัว 
6. นำมากำหนดพัฒนาการจัดการเรียนรู้ กำหนดชั่วโมงอบรมที่เหมาะสมต่อตำแหน่งนั้นๆ เมื่อพบช่องว่างความสามารถ(GAP) ที่ต้องการพัฒนาหรือผลักดันความสำเร็จ
7. ข้อมูลสนับสนุนจำนวนตำแหน่ง ในใบกำหนดหน้าที่งานและตำแหน่งที่ประเมินผล จำนวนเท่ากัน กล่าวคือ หากใบกำหนดหน้าที่งานมี 20 ใบJD จำนวนผู้รับการประเมินผลปฏิบัติงานมี 20 เท่ากันเช่นกัน 
8. ใช้เพื่อปรับเปลี่ยนปรับปรุง (Revise) กำหนดตัวชี้วัดหลัก(KPI) เป้าหมายรายละเอียดความรับผิดชอบในรอบปีถัดไป  ดังนั้น ใบกำหนดหน้าที่งานจึงควรมีการอัพเดตข้อมูลหน้าที่งานให้เป็นปัจจุบัน หรืออย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง 
9. ใช้ประกอบการ Feedback ผลการประเมินประจำปี เพื่อชี้แจงสิ่งที่ประเมินและสิ่งที่ผู้รับการประเมินต้องเพิ่มพูนทักษะ ความสามารถ
10. ใช้ประกอบข้อมูลการโปรโมท (Promote) เพื่อเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งในระดับที่สูงขึ้น

     มากกว่า 90% ในงานที่ปรึกษา(Consultant)ระบบประเมินผล ช่วงหลายสิบปีที่ผ่านมา ผู้เขียนพบว่า งานบุคคลหลายที่เก็บข้อมูลJDไว้ใช้ในมุมมองของการแจ้งพนักงานเริ่มงานใหม่หรือใช้ในการสรรหาผู้ดำรงตำแหน่ง ซึ่งน่าเสียดายอย่างยิ่ง นอกเหนือจากนั้นงานบุคคลไม่รู้ว่าจะนำไปใช้ต่อยอดอื่นๆอย่างไร ซ้ำร้ายบางที่ใบกำหนดหน้าที่งาน(JD)หายไปพร้อมกับการลาออกของHRผู้ดูแลท่านนั้น

     ข้อมูลใบกำหนดหน้าที่งาน(JD)นั้น กว่าจะจัดทำแต่ละตำแหน่งนอกเหนือจากการสัมภาษณ์ การสอบถามเพื่อลงข้อมูล บางที่มีการวิเคราะห์หน้างานจริงเพื่อนำมาเขียนรายละเอียด 

     บางที่มีค่าใช้จ่ายจากการจัดจ้างที่ปรึกษาภายนอกมาเขียน จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน มิใช่ตัวเลขหลักพันบาท บางที่หลักหมื่นหลักแสนบาทขึ้นอยู่กับจำนวนJDและรายละเอียดความยากง่ายในการเก็บข้อมูลลงใบJDของที่ปรึกษา 

     หลังจากได้อ่านรายละเอียดที่ผู้เขียนได้ถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงานจริงนี้แล้ว นักจัดการบริหารงานบุคคลลองกลับไปดูใบJDของหน่วยงานหรือองค์กรท่าน ได้ใช้JDอย่างคุ้มค่าเพียงพอต่อการพัฒนาบุคลากรแล้วหรือไม่ ?