กำหนดตัวชี้วัด KPI แบบไม่มี JD

     ธุรกิจหรือกิจการ SME ขนาดเล็กไม่มีการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน อาจไม่สะดวกใช้การประเมินผลแบบ BSC เทคนิคง่ายๆ ในการกำหนดตัวชี้วัดผล สำหรับผู้จัดทำ KPI มือใหม่ กำหนดตัวชี้วัด KPI แบบไม่มี JD ทำอย่างไร ? 

     หากไม่มีใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ควรมีใบขอบข่ายหน้าที่ความรับผิดชอบ งานแต่ละบุคคลเพื่อให้ทราบรายละเอียดเบื้องต้นของการทำงานแต่ละตำแหน่งงาน วางเกณฑ์วัดผล KPI โดยตั้งค่าเป้าหมาย (Target) ผลงานด้วย 4 หัวข้อหลัก (Agenda) ดังนี้

     1) กำหนดตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ

         เชิงคุณภาพ หมายถึง ผลงานในแบบนามธรรม (Intangible) ดี พอใช้ ถูกต้อง พึงพอใจของผู้ปฏิบัติงานที่ยากจับต้องได้ นำมากำหนดเป็นเกณฑ์วัดผลรูปแบบเชิงปริมาณเพื่อให้การวัดผลเป็นที่ยอมรับแก่ผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน เช่น 

         ✎   อัตราความผิดพลาด

         ✎   จำนวนความถูกต้อง

         ✎   จำนวนความสำเร็จแต่ละแผนงาน

         ✎   จำนวนความถูกต้อง

         ✎   เปอร์เซ็นต์ความผิดพลาด

         ✎   เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จโครงการ

     2) กำหนดตัวชี้วัดเชิงปริมาณ

         เชิงปริมาณ หมายถึง ผลงานที่เป็นรูปธรรม (Tangible) จับต้องได้ สามารถวัดผลเป็นข้อมูลเชิงประจักษ์ เกณฑ์ประเมินผลเป็นที่ยอมรับตามข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง เช่น 

         ✎   จำนวนสินค้าที่ขายได้

         ✎   จำนวนชิ้นงานที่สมบูรณ์

         ✎   จำนวนลูกค้าใหม่

         ✎   รายได้จากลูกค้าใหม่

         ✎   เปอร์เซ็นต์ความเสียหายของสินค้าที่จัดส่ง

         ✎   จำนวนรายการคีย์ข้อมูลสินค้า

     3) กำหนดตัวชี้วัดตามระยะเวลา

         ตามระยะเวลา หมายถึง ผลงานที่วัดจาก วันที่ทำได้  ช่วงระยะเวลาที่กำหนด ชั่วโมง นาที เดือน ปี โดยการวัดผลในเรื่องนี้เน้นในเรื่องเวลาเป็นตัวกำหนดความสำเร็จ เช่น

         ✎   ทุกวันที่ 1 ของเดือน ส่งรายงานประชุมประจำเดือน

         ✎   ภายใน 24 ชั่วโมง มีการตอบกลับข้อมูลลูกค้าใหม่ทุกราย

         ✎   ก่อนวันที่ 25 ธันวาคมของปี มีการตรวจสอบสินค้าภายในคลังประจำปี

     4) กำหนดตัวชี้วัดด้านต้นทุน

         ต้นทุน หมายถึง ทรัพยากรภายในองค์กรทั้งหมด วัสดุ อุปกรณ์ ค่าใช้จ่ายน้ำ-ไฟ  เวลา บุคลากรแต่ละหน่วยงาน แผนกงาน เช่น

         ✎   อัตราเทียบแต่ละเดือนค่าไฟฟ้าลดลงหลังเวลาเลิกงาน

         ✎   เทียบเปอร์เซ็นต์ของ Color Paperless 6 เดือนที่ผ่านมา

         ✎   เทียบระยะเวลาในการให้บริการผู้ป่วย OPD ในปีที่ผ่านมา

         ✎   อัตราของเหลือใช้ไม้ MDF เทียบกับต้นทุนจริงในงาน

         อย่างที่ได้เกริ่นไปในช่วงต้น ในธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการมีการประเมินผลเพื่อให้ค่าตอบแทนรายบุคคล ควรกำหนดตัวชี้วัดหลักรายบุคคลอิงจาก 4 หัวข้อด้านบนได้ง่าย มีการแบ่งสัดส่วนน้ำหนักคะแนน เปอร์เซ็นต์ให้ในหัวข้อที่ทำงานจริง

        ลองนำแนวทางเฉพาะการตั้ง Indicator ไปใช้ดูนะคะ ส่วนการกำหนดสัดส่วน น้ำหนักคะแนน การให้เกรดอยู่ที่การตกลงของทีมผู้จัดทำค่ะ ควรอยู่บนพื้นฐานความเป็นจริง และเป็นธรรมที่ทุกคนยอมรับร่วมกันได้ ไม่ให้เกิดปัญหาตามมาภายหลังการประเมิน