หน้าแรก หน้ารวมบทความ เทคนิคเขียน JD เพื่อใช้ในระบบประเมินผล

เทคนิคเขียน JD เพื่อใช้ในระบบประเมินผล


ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์   วันที่ :   จำนวนผู้เข้าชม 848 คน

กด Like กด Share บทความให้เพื่อน

Facebook Twitter Line

          การเขียน ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description : JD) ที่ดี มีคุณภาพ ควรคำนึงถึงการนำ JD ไปใช้เพื่อการพัฒนาด้านอื่นๆของหน่วยงาน เช่น นำไปกำหนดหน้าที่แต่ละตำแหน่ง,นำไปใช้สรรหาว่าจ้างบุคลากรที่มีความเหมาะสมในตำแหน่ง,นำเป็นเกณฑ์การหาช่องว่างหรือจุดอ่อน (Weakness) ของพนักงานแต่ละคน,นำไปพัฒนาด้วยวิธีการที่แตกต่าง เช่น การฝึกอบรมในห้องเรียน (Classroom Training) หรือ ฝึกอบรมนอกห้องเรียน (Non-Classroom Training)


          ส่วนการอบรมนอกห้องเรียนนั้น อาทิ การสอนงาน (Coaching),การฝึกอบรมในงาน (On The Job Training),การมอบหมายโครงการ (Project Assignment),การติดตามผู้เชี่ยวชาญงาน (Job Shadowing) เหล่านี้ ถือเป็นการอบรมที่ทำให้เกิด การเรียนรู้ระยะยาว (Long Term Learning) ซึ่งเป็นสิ่งที่นักพัฒนาบุคลากรต้องทำการประเมิน เพื่อหาแนวทาง อีกทั้งนำผล ROI แต่ละโครงการพัฒนามาใช้ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
           ในการเขียน JD นั้น หัวหน้างานผู้รับผิดชอบในงาน ควรกำหนดรายละเอียดให้ชัดเจน ครอบคลุมการนำไปใช้หลายด้าน ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ดังนั้น ผู้เขียนเห็นควรว่า การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน เป็นความรับผิดชอบโดยตรงของหัวหน้าร่วมกับฝ่ายบริหาร ฝ่ายพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ในการจัดทำรายละเอียด ให้เกิดการนำไปใช้ มีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมในแต่ละปี ผู้บังคับบัญชาที่รับผิดชอบในตำแน่งงานนั้น ย่อมมีความรู้ ความเข้าใจในการเขียนเป้าหมายสิ่งที่คาดหวังในงานเป็นอย่างดี
          การทำใบกำหนดหน้าที่งานไม่จำเป็นต้องเขียนไว้ใช้แบบตายตัว ควรมีการนำมาทบทวน ปรับแก้ (Revise) ให้สอดคล้องกับนโยบายและค่านิยมองค์กร ถือว่าท่านได้จัดทำ JD ได้เหมาะสม สมบูรณ์แบบ
          สำหรับองค์กรที่ใช้ระบบประเมินผลปฏิบัติงาน ควรนำ JD เข้ามามีส่วนในการกำหนดเกณฑ์หรือปัจจัยในการประเมิน ยิ่งทำให้ JD มีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร

JD กับความเกี่ยวข้องในระบบประเมินผลงาน 2 แบบ เช่น 

          1. ใช้ ระบบประเมินแบบตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators : KPIs) เป็นระบบประเมินผลที่มีการเก็บตัวชี้วัดแบบชัดเจน แบบเปอร์เซ็นต์ ตัวเลข ค่าของเวลา แสดงให้เห็นถึงผลิตภาพงานหรือ ผลผลิตงาน (Productivity) มีความเป็นรูปธรรมจับต้องได้ ในการเขียน JD นั้น ภายในแบบฟอร์ม อาจมีการระบุรายละเอียดค่าเป้าหมาย (Target) เปอร์เซ็นต์ที่มุ่งหวังในงาน แต่ไม่ต้องใส่รายละเอียดระดับการประเมิน ค่าเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของตัวชี้วัดทุกข้อ เนื่องจากทำให้แบบฟอร์ม JD ดูวุ่นวายไป ควรเพิ่มรายละเอียดตัวชี้วัดผลงาน KPIs เป็นอีกชุดหนึ่ง ตัวอย่าง JD หัวหน้าแผนกการตลาด กำหนด KPIs ใน JD คือ เปอร์เซ็นต์ความพึงพอใจลูกค้าภายนอก 80 % และระบุรายละเอียดระดับการประเมินอื่นๆ เพิ่มลงในแบบฟอร์ม KPIs ดังนี้ 

          2. การประเมินความสามารถในงาน (Competency) ในส่วนนี้ แต่ละองค์กรต้องมี การกำหนดความสามารถหลัก (Core Competency : CC) ความสามารถในการบริหารจัดการ (Managerial Competency : MC) และ ความสามารถในหน้าที่งาน (Functional Competency : FC) ในการกำหนด Functional Competency ไม่ควรกำหนดมากไป ควร ลำดับความสำคัญ ตามความสามารถในงานหลัก อยู่ในเกณฑ์ประมาณ 3 – 5 ข้อ
          ในการเขียน JD ควรกำหนดความสามารถในงานแต่ละตำแหน่งลงไปในรายละเอียดของ JD ประโยชน์ที่ได้รับ คือ สามารถนำมาเป็นเกณฑ์สรรหา คัดเลือกบุคลากรใหม่เพื่อปฏิบัติงานได้ตรงตามเป้าหมายงาน , ใช้เป็นเกณฑ์การบริหาร ความรู้ (Knowledge) ทักษะ(Skills) คุณลักษณะพิเศษส่วนบุคคล (Attributes),ใช้เป็นแนวทางวางสายงานเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ,การวางแผนสืบทอดตำแหน่งงาน
          การเขียน JD นั้น หากผู้รับผิดชอบวางกรอบ แบบฟอร์ม รายละเอียดปลีกย่อยในการเขียนให้ดี จะได้ประโยชน์มหาศาลจากการนำ JD ไปใช้ในองค์กร เท่าที่ผ่านมา ผู้เขียนพบว่า ผู้จัดทำ JD มักมุ่งประโยชน์เพียงเขียนเพื่อนำมาใช้คัดเลือกสรรหาและนำมากำหนดหน้าที่งาน แจ้งหน้าที่งานแก่ผู้ดำรงตำแหน่งงานเท่านั้น
          การจัดทำใบ JD ที่ดีที่สุดคือการใส่ใจในรายละเอียด JD และหมั่นทบทวนปรับปรุง JD ให้มีความเป็นปัจจุบัน นำมาใช้ในการปฏิบัติงานและพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กรได้ ถือว่า ผู้จัดทำ JD ประสบความสำเร็จในการจัดทำ
          ส่วนประเด็นที่มักถามผู้เขียนเสมอว่า “การเขียน JD เป็นหน้าที่ใคร ?” HRหรือหัวหน้างาน หรือจ้างบุคคลภายนอกมาเขียน ท่านน่าจะได้คำตอบจากรายละเอียดข้างต้นแล้วค่ะ 

วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์


E-Mail : [email protected]

วันที่ : 03 มกราคม 2564

จำนวนผู้เข้าชม 848 คน

กรุณากดถูกใจ และ เพิ่มเพื่อน Line

บทความที่เกี่ยวข้อง


ตัวอย่างตัวชี้วัด KPI ตามตำแหน่ง & ปัญหาระยะ Action Plan

ระบบประเมินผลKPI ช่วยทำให้องค์กรคัดเลือกคนเก่งโดยอัตโนมัติ คุมงบประมาณให้อยู่ในกรอบและเพิ่มกลยุทธ์ในการแข่งขัน หากวางระบบการดำเนินการ(Action Plan)ที่ดี ผู้บริหารสูงสุดเห็นความสำคัญ มอบหมายผู้รับผิดชอบ

แนวทางสร้าง Training Needs ก่อนทำ TRM

แบบสอบถาม Training Needs เพื่อสอบถามพนักงานในองค์กร ผลของคำตอบในแบบสอบถามนั้น นำมาเพื่อใช้ประเมินหาหลักสูตรที่จำเป็น (Training Needs) ในการอบรมต่อตำแหน่งงานไม่ใช่หลักสูตรที่ต้องการฝึกอบรม

ทำ CBO แบบ AIDET แก้ปัญหาพฤติกรรมบริการ

การทำ CBO ช่วยพัฒนาแนวทางตามความสามารถได้จริงทุกภาคส่วนการทำงานไม่เฉพาะแต่งานบริการ เพราะการจัดทำ CBO(Competency -Based Orientation) แต่ละประเด็นมีต้นทางมาจากการวางกลยุทธ์ของผู้บริหารองค์กร

ความสำคัญ JD ต่องานประเมินผล

อย่าเก็บใบกำหนดหน้าที่งานหรือใบพรรณนางานของพนักงานไว้ในแฟ้มหรือไฟล์แบบไร้การเหลียวแล ต้องหมั่นอัพเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน นำ JD มาใช้ประโยชน์มากกว่าการเก็บไว้เป็นอนุสรณ์เตือนใจสำหรับงานบุคคล

วิธีปรับเงินเดือนค่าตอบแทนหลังประเมินผล KPI

หลังประเมินผลการปฏิบัติงานหรือประเมินผล KPI แล้วนำผลคะแนนที่ได้มาคำนวณเพื่อพิจารณาจ่ายค่าตอบแทนแก่พนักงานผู้ปฏิบัติงาน ฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการจัดการบริหารผลงานมีแนวทางในการปรับค่าตอบแทนหลายแบบแตกต่าง

การบริการเชิงรุก (Proactive Service ) ทำอย่างไร?

การบริการเชิงรุกไม่ใช่การกระตือรือร้นการบริการหรือเสนอการบริการให้ลูกค้าก่อน แต่เป็นรูปแบบการวางระบบบริการไว้ล่วงหน้าด้วยเทคนิค “สร้าง Brand loyalty & Brand Personal” ทุกขั้นตอนตั้งแต่แรกรับ