ข้อมูลที่จำเป็นในการเตรียมทำ KPI

     ก่อนการจัดทำ KPI สิ่งที่ผู้จัดทำควรเตรียมการดำเนินการ ไม่ใช่แค่มองหาเป้าหมายเลือกเฟ้นหาหลักสูตรอบรม (Training) แม้การจัดอบรมเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ขับเคลื่อนองค์ความรู้สู่บุคลากรแต่ละกลุ่ม ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ ที่ควรเตรียมพร้อมรับมือเมื่อเริ่มจริงจังกับการทำระบบประเมินผลทั้งข้อมูลในด้านทุนมนุษย์ (Human capital) ต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล โปรแกรม เครื่องมือสนับสนุน นโยบายหลักองค์การ  

      ดังนั้น ข้อมูลสำคัญ 8 ประการที่ผู้จัดทำควรเตรียมก่อนดำเนินการจัดทำประกอบด้วย

     1. ข้อมูลนโยบายหลัก วิสัยทัศน์ พันธกิจ วัตถุประสงค์ วัฒนธรรมองค์กร

          : เตรียมข้อมูลด้านนโยบาย วิสัยทัศน์ พันธกิจ วัตถุประสงค์ วัฒนธรรมองค์กร เพื่อใช้สำหรับวางแนวทางรูปแบบประเมินผลทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ  

    2. แนวคิดผู้บริหาร

         : ผู้จัดทำควรได้ผลสรุปแนวคิดของทีมผู้บริหารหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขององค์กรเสียก่อน ทำให้รับทราบทิศทางที่ต้องการทั้งหมดนำมาขับเคลื่อนแผนการดำเนินการได้ตรงจุด

    3. แผนผังโครงสร้างองค์กร

         : แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization charts) นำมาจัดแบ่งกลุ่มสัดส่วนคะแนน เช่น ส่วนของงานหลักขององค์กร (Core Business) ส่วนงานดูแลส่วนหน้า (Front office) เน้นน้ำหนักการวัดเชิงปริมาณ และส่วนงานสนับสนุน (Back office) เน้นน้ำหนักการวัดเชิงคุณภาพ 

        ในกลุ่มสัญญาจ้างเป็นช่วงเวลา (Sub contract) หรือกลุ่มที่ว่าจ้างบริษัทหรือบุคคลภายนอก (Outsource) มาทำงานอาจแบ่งกลุ่มนี้ประเมินเฉพาะความพึงพอใจและความสำเร็จตามกรอบเวลา

        ในการกำหนดน้ำหนักคะแนนตัวชี้วัดหลัก สามารถแบ่งสัดส่วนการวัดที่ไม่เหมือนกันทุกกลุ่มงานได้ขึ้นอยู่กับการลำดับกลุ่มที่มีความสำคัญกับองค์กรเป็นลำดับ ทั้งนี้โครงสร้างแผนผังองค์กรจะเป็นตัวบ่งบอกสายงานบังคับบัญชา ตามหน้าที่ ความรับผิดชอบและความเชื่อมโยงของการทำงานแต่ละส่วนงาน

       ตัวอย่าง การแบ่งสัดส่วนให้น้ำหนักคะแนนของ Core Business และ Back office

• ส่วนงานหลักขององค์กร (Core Business) ตำแหน่งฝ่ายขาย ฝ่ายผลิตสินค้า เน้นการวัดผลเชิงคุณภาพต่อเชิงปริมาณ สัดส่วน 30:70 การวัดเน้นไปที่ส่วนของตัวเลขผลกำไร % ยอดขายที่เพิ่มเทียบกับปีที่ผ่านมา จำนวนลูกค้าใหม่ที่ได้รับการซื้อสินค้าจริงเทียบกับสัดส่วนปีที่ผ่านมา 
• ส่วนงานสนับสนุน (Back office) งานธุรกิจ งานจัดเก็บสินค้า เน้นการวัดผลเชิงคุณภาพต่อเชิงปริมาณ สัดส่วน 70:30 เนื่องจากหน้าที่ความรับผิดชอบงานส่วนใหญ่ไปในทางเอกสาร ระยะเวลา 

    4. ประเมินสถานการณ์ทางการตลาดในปัจจุบัน

          : มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้จัดทำต้องขอข้อมูลจากหน่วยงานภายในผู้เกี่ยวข้อง ซึ่งทำการวิเคราะห์ SWOT ภาพรวมธุรกิจตนเองเปรียบเทียบคู่แข่ง ทั้งตัวผลิตภัณฑ์สินค้า การให้บริการ ช่องทางการติดต่อสื่อสาร การจัดจำหน่าย ข้อดีข้อเสียโอกาสทางการแข่งขันที่พบ 

          ข้อมูลดังกล่าวมีส่วนสำคัญในการกำหนดหัวข้อตัวชี้วัดหลัก (KPI) อาจบ่งชี้ไปตาม BSC หรือกำหนดตาม Action Plan ของฝ่ายบริหาร และกรณี ไม่มีข้อมูลเชิงสถิติมารองรับการตั้งค่าเป้าหมายข้อมูล SWOT นี้ จะช่วยวิเคราะห์หาตัวเลขเป้าหมาย (Target) ที่มีความเป็นไปได้ แบบพยากรณ์คาดการณ์ไว้ (Forecast) ในอนาคต 

    5. คุณลักษณะความสามารถกลุ่มบุคลากรผู้ปฏิบัติงานทั้งหมด

          : ผู้จัดทำควรทำการวิเคราะห์ความสามารถของกลุ่มผู้ปฏิบัติงานทุกระดับทั้งด้านการบริหารจัดการ ความสามารถในการปฏิบัติงาน ความรู้ความสามารถในการเรียนรู้งาน ทักษะภาษา พูดง่ายๆนั่นคือวิเคราะห์หาทักษะ S(Skill) ความรู้ K(Knowledge) ทัศนคติ A(Attitude) ในตัวบุคลากรเพื่อเป้าหมายในการนำเครื่องมือประเมินผลมาใช้ประเมินได้ตรงตามความเป็นจริงที่สุด

    6. พื้นฐานความรู้ความเข้าใจKPIเดิม

           : ผู้จัดทำอาจออกแบบสอบถามอย่างง่ายเป็นไปได้ทั้งปลายเปิดและปลายปิด เพื่อสอบถามความรู้ความเข้าใจเดิมของบุคลากรทั้งองค์กร เมื่อรวบรวมข้อมูลที่ได้แล้วนำมาคัดกรองกลุ่มผู้เข้ารับการอบรม (Training) ที่วางแผนจะจัดขึ้นในอนาคต ไม่จำเป็นที่ทุกคนต้องเข้ารับการอบรมในคอร์สเดียวกันเท่ากัน ทำแบบประเมินวิเคราะห์ความรู้แบบง่าย เช่น ใบ Checklist,แบบสอบถามวัดผล

      แนวทางจัดแบ่งกลุ่ม 2 ระดับ เช่น 

• กลุ่มไม่มีพื้นฐานความรู้ KPI เข้าอบรมคอร์สพื้นฐานแบบ Basic
• กลุ่มผู้มีความรู้ ความเข้าใจ KPIเข้าอบรมคอร์สแบบ Advanced

    7. ความพร้อมด้านโปรแกรม เทคโนโลยี

           : ผู้จัดทำควรศึกษาความพร้อมด้านโปรแกรม เทคโนโลยีในการรองรับระบบประเมินผลที่เกิดขึ้น ทั้งการเก็บข้อมูลเชิงสถิติในเชิงปริมาณของแต่ละตัวชี้วัด การประมวลผลข้อมูลแต่ละเป้าหมายงาน สูตรการคำนวณต่างๆ การแปรผลในขั้นตอนสุดท้ายก่อนรายงานสรุปยอดจริง 

         ในขณะเดียวกันข้อมูลตัวชี้วัดจำนวนหลักสิบหลักร้อยต้นๆ หากไม่พร้อมด้านงบประมาณลงโปรแกรมออนไลน์สามารถใช้การบันทึกแบบระบบ MS-Office ได้ เว้นเสียแต่จำนวนตัวชี้วัดที่บันทึกข้อมูลลงในพจนานุกรม KPI ของทุกแผนกในองค์กรมีจำนวนหลายร้อยตัวชี้วัดหรือมากกว่านั้น ผู้เขียนแนะนำให้ทำการบันทึกประมวลผลผ่านโปรแกรมออนไลน์สะดวกรวดเร็วครบถ้วนถูกต้องมากกว่า

    8. ข้อมูลด้านใบกำหนดหน้าที่งาน (Job description)

         : ผู้จัดทำควรเตรียมทำใบหน้าที่งานหรือ JD ให้ครบถ้วนทุกตำแหน่ง เพื่อความสอดคล้องในการการประเมินผลรายบุคคลตามคุณลักษณะตำแหน่งงาน การวัดผลในแบบ KPI มุ่งเน้นการวัดเชิงปริมาณ (Quantity) และเชิงคุณภาพ (Quality) ที่มีการวัดได้ตรงกับหน้าที่งานมากที่สุดในลักษณะ การวัดผลตามหน้าที่งานจริงตามหลัก SMART นั่นคือ

• เป็นงานเฉพาะในตำแหน่ง (Specific) นั้นๆ ไม่ได้นำตัวชี้วัดงานอื่นมาใส่
• วัดผลได้จริงตามหน้าที่งาน (Measurable) ในเชิงปริมาณชิ้น อัน ร้อยละ เวลา ครั้งที่
• บรรลุผลตามเป้าหมายงานได้จริง (Achievable) 
• มีความสมเหตุสมผลในสิ่งที่วัด (Reasonable)
• อยู่ในกรอบระยะเวลาที่กำหนด (Timeline) 

      ดังนั้น การเตรียมข้อมูลรอบด้านที่พร้อมก่อนเริ่มจัดทำประเมินผล ช่วยให้การริเริ่มจัดทำระบบประเมินผลมีความคล่องตัวรวดเร็ว ดำเนินการอยู่ภายใต้กรอบเวลาที่วางไว้ เกิดความเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย ตามวัตถุประสงค์ขององค์กรมากที่สุด