หลักการเขียน JD ที่ดี

          การเขียน JD (Job Description) หรือหน้าที่งาน เป็นเอกสารที่แสดงถึงขอบเขต ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน ซึ่งแต่ละองค์กรมีแนวทางการเขียนที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป แต่ท้ายที่สุดของการเขียน นั่นคือ มุ่งให้ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นทราบขอบเขตของความรับผิดชอบงาน พร้อมบอกคุณลักษณะ คุณสมบัติที่เหมาะสมในตำแหน่งนั้นๆ ให้ตรงตามความต้องการขององค์กร
          การเขียน JD ที่ถูกต้องนั้น ควรเริ่มต้นมาจากการเชื่อมโยงจากนโยบาย วิสัยทัศน์ เป้าหมายที่องค์กรวางกลยุทธ์ไว้ก่อน โดยกำหนดหน้าที่งานตามภารกิจหน้าที่ ที่สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) การเขียนมีความชัดเจน ครอบคลุมในหน้าที่ของแผนกหรือหน่วยงาน
          แรกเริ่มนั้น ควรมีการ วิเคราะห์งาน (Job Analysis :JA) แต่ละงาน ให้ถ่องแท้เสียก่อน เพราะหากเริ่มเขียนใหม่ๆ จะพบว่างานบางหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง เหมือนหรือซ้ำซ้อนกับแผนกอื่น ดังนั้น การเขียนที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องมององค์รวม แบบภาพใหญ่ (Big Picture) ก่อน แล้วเก็บรายละเอียดปลีกย่อยแต่ละหน้าที่
          มีบางท่าน เคยถามผู้เขียนว่า จริงๆแล้วหน้าที่การเขียน JD ปรับปรุง คือหน้าที่ใคร ??ผู้บริหาร HR หรือหัวหน้างานหรือจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาเขียน คำตอบ คือ เป็นไปได้หลายทางขึ้นอยู่กับเหมาะสมและการเข้าถึงการเขียนได้ตรงจุด เพราะไม่ว่าท่านใดเป็นผู้เขียนจะพบว่า ข้อมูลที่สำคัญเพื่อใช้ประกอบในการเขียน ต้องได้รับมาจากผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานนั้นร่วมให้ข้อมูลที่จำเป็น ในการกำหนดการเขียนหน้าที่งาน 

ขอยกตัวอย่างหลักการเขียน JD ในเบื้องต้น ดังนี้ 

1. นโยบายองค์กร (Policy) : พัฒนาองค์กรให้มีมาตรฐาน พัฒนาผลิตภัณฑ์สู่ระดับสากล โดยทีมผู้เชี่ยวชาญทุกสาขามืออาชีพ 

2. วิสัยทัศน์ (Vision) : มุ่งมั่นพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตรงใจลูกค้า พัฒนานวัตกรรมใหม่ด้าน รักษาสิ่งแวดล้อม เพื่อความเป็นเลิศในภูมิภาคอาเซียน 

3. แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) : ประกอบด้วย
          ๐ กรรมการผู้จัดการ
          ๐ ผู้จัดการส่วนโรงงานและผู้จัดการส่วนสำนักงาน
          ๐ หัวหน้าฝ่ายส่วนต่างๆ เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต หัวหน้าฝ่ายคุณภาพ หัวหน้าฝ่ายเทคนิค หัวหน้าฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าฝ่ายบุคคล หัวหน้าฝ่ายธุรการ หัวหน้าฝ่ายคอมพิวเตอร์
          ๐ ตำแหน่งหน้าที่งานย่อยแต่ละฝ่าย เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต มีตำแหน่งงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบในฝ่ายอีก 3 ตำแหน่ง คือ รองหัวหน้าฝ่ายการผลิต เจ้าหน้าที่ผลิต ธุรการฝ่ายการผลิต แต่ละหน้าที่นั้นอาจประกอบด้วย จำนวนผู้ดำรงตำแหน่งทำงานมากน้อยต่างกัน ในสายการผลิดตำแหน่งเจ้าหน้าที่ผลิตหลายร้อยหรือหลายพันคน
          โดยนับเป็น 1 หน้าที่ แต่หลายตำแหน่งงาน ในข้อนี้ ถือว่าเป็นการเขียนที่มีกระบวนการ ใช้ระยะเวลาวิเคราะห์ค่อนข้างนาน เพื่อให้ข้อมูลตรงตามตำแหน่งและถูกต้อง โดยตำแหน่งงานย่อยอาจแยกออกไปอีกเป็นหลายตำแหน่ง 

          ประเด็นสำคัญ!! 

          หลักการเขียนที่ง่ายและตรงตามเป้าหมายขององค์กรนั้น องค์กรควรแบ่งแยกหน่วยงาน หน้าที่ใน สายงานหลัก (Line) และสายงานสนับสนุน(Support)ให้ชัดเจนก่อน เพื่อป้องกันความสับสน เกิดความชัดเจนในหน้าที่แต่ละหน่วยงาน ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการ และการบริหารแต่ละระดับนั้น ควรมีการกระจายอำนาจ (Decentralization) ให้ระดับผู้ปฏิบัติงานระดับล่างลงมามีอำนาจการตัดสินใจเกี่ยวกับการคิด ปฏิบัติ และแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ในลักษณะนี้ จะก่อให้เกิดแนวคิดการปรับองค์การแบบ reorganizing, reengineering, restructuring, reinventing เป็นต้น คือเกิดการพัฒนางานได้รวดเร็จ การตัดสินใจไม่ต้องใช้เวลานานเกิน
          บางแห่ง อาจมีการจัดโครงสร้างองค์การจาก แนวดิ่งมาเป็นแนวราบ (Flat organization) มีสายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือเป็นการลดขนาดขององค์การ (Down sizing) การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ ได้แก่ การจัดโครงสร้างแบบโครงการ (Project organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบเมทริกซ์ (Matrix organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบข้อมูล (The information based organization) ทังนี้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและรูปแบบองค์กร 

บุคคลที่มีส่วนจัดทำ JD 

          ๐ ผู้บริหารระดับสูงสุด : กำหนดหน้าที่ JD ตรวจสอบ อนุมัติงบประมาณการว่าจ้างที่ปรึกษา
          ๐ ผู้บริหารระดับสูงในหน่วยงาน : จัดทำ JD ติดตามประเมินผล
          ๐ ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน : จัดทำปรับปรุง JD ในระดับผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอแนะ
          ๐ พนักงาน : ปฏิบัติตามใบหน้าที่งาน 

หน่วยงานที่มีส่วนสำคัญในการจัดทำ 

            ฝ่ายบุคคลหรือพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ : หน่วยงานนี้อาจใช้ทีมงานเดิม หรือตั้งคณะกรรมการ หน่วยงานพิเศษขึ้นมา ทำหน้าที่ดูแลเฉพาะด้าน
            โดยมีหน้าที่สำคัญ 2 ส่วน คือ ออกแบบปรับปรุง JD จัดทำคู่มือและบูรณาการความเข้าใจบุคลากรเชื่อมโยงการจัดทำ JD ให้ไปใช้จริงในองค์กร ส่วนงานนี้ หากไม่มีความชำนาญ ควรใช้ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญร่วมออกแบบปรับปรุง อบรมทำความเข้าใจแก่พนักงานในองค์กร เพราะช่วยลดความขัดแย้ง ลดระยะเวลาและเกิดการนำไปใช้ได้จริง 

       ส่วนประกอบแบบฟอร์ม JD 

ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ชื่อบริษัท ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย
ส่วนที่ 2 : แผนผังโครงสร้างสายบังคับบัญชา
ส่วนที่ 3 : รายละเอียดหน้าที่งานหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างสรุป
ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติที่จำเป็นในงาน การศึกษา สาขาที่จบ ทักษะทั่วไป
ส่วนที่ 5 : ความรู้ ความสามารถ ทักษะในงาน
ส่วนที่ 6 : ตัวชี้วัดผลงานและกำหนดความสามารถสมรรถนะในงาน
ส่วนที่ 7 : ลงนาม ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ

          แต่ละองค์กร มีการกำหนดรูปแบบแตกต่าง มากน้อยไปตามความเหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของทีมคณะกรรมการบริหารและทีมฝ่ายบุคคล ที่มีที่ปรึกษาร่วมพัฒนาแบบแผน
          ซึ่งในมุมมองผู้เขียนที่ผ่านมา พบว่า องค์กรใดก็ตามมีการปรับปรุง JD KPI Competency อย่างต่อเนื่อง และล้อไปตามแบบแผน นโยบายประจำปี นั่นหมายถึง ให้ความสำคัญ กระตือรือร้นต่อการพัฒนาระบบบุคลากร เห็นความสำคัญต่อการเชื่อมโยงวิสัยทัศน์ขององค์กร สู่กระบวนการทำงานจริง ย่อมส่งผลให้องค์กรนั่นมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล ถือเป็นการเพิ่มพูน พัฒนาคนเก่งให้มากขึ้นทุกๆปี อีกประการหนึ่ง