แนวทางสร้าง Training Needs ก่อนทำ TRM

Guideline &AGENDA การออกแบบสอบถาม 

     บริษัท Ant มีพนักงาน 500 คน มีระดับตำแหน่งงานแบ่งเป็น 15 ระดับ (Level)

• ตำแหน่งระดับ 1 พนักงานบริการ - ระดับ 15 คือรองประธานบริษัทฯ
• พนักงานอายุงานน้อยสุดคือ 1 เดือน อายุงานมากสุดคือ 25 ปี
• แบบสอบถามควรตั้ง AGENDA ในการสอบถาม ดังนี้

     1) เลือกสอบถามกลุ่มประชากรไปที่ 15 กลุ่มเป้าหมายตาม Level โดยอ้างอิงจากผลประเมินล่าสุดด้าน Competency (หากไม่เคยประเมินมาก่อน ให้อิงข้อมูลจากผังโครงสร้างองค์กรล่าสุดเป็นเกณฑ์สอบถาม) บางกรณี ไม่จำเป็นต้องสอบถาม 100% ทุกคนหากจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามจำนวนมากมีความแตกต่างกันหลายระดับ ให้ใช้ข้อมูล 100% จากแบบสรุปประเมินผลปลายปีมาเป็นต้นทาง อีก 70% เลือกสอบถามตาม 15 กลุ่มเป้าหมายที่มีจุดแข็งเพื่อเลื่อนขั้นโปรโมทสู่ตำแหน่งระดับบริหารจัดการและจุดอ่อนมากในการพัฒนาทักษะ ข้อนี้สามารถทำได้หาก เพื่อลดระยะเวลาการดำเนินการส่วนนี้

     2) แต่ละกลุ่มใน 15 Level มี Guideline ในการสร้างแบบสอบถามที่แตกต่างกันตามระดับ Competency ทั้ง ความรู้ ทักษะในการบริหาร ทักษะในการทำงาน ความสามารถที่ต้องเพิ่มเติมและการพัฒนาต่อยอด นั่นหมายถึงว่า แบบสอบถามนั้นไม่ใช่แบบฟอร์มเดียวใช้สอบถามได้ทั้งองค์กร เนื่องจากแต่ละบุคคลมีความรู้ความสามารถที่ไม่เท่ากันตั้งแต่ระดับ 1 ถึงระดับ 15 เป็นไปได้ว่าในระดับ 1 เน้นการอบรมด้านการบริการมากกว่าความรู้ทักษะ ส่วนในระดับปฏิบัติตั้งแต่ระดับ 2 ขึ้นไปเน้นการอบรมความรู้ทักษะ ส่วนในระดับที่สูงขึ้นสู่ระดับจัดการเน้นการสอดแทรกเครื่องมือการพัฒนาด้านบริหารจัดการ การแก้ปัญหา การตัดสินใจมากกว่าความรู้ในงาน

     ความต้องการหรือความจำเป็นในการฝึกอบรมจึงมีความแตกต่างกันในแต่ละตำแหน่ง ยิ่งระดับสูงขึ้นความต้องการฝึกอบรมน้อยลงแต่ความจำเป็นในการพัฒนาด้านทักษะการบริหารมากขึ้นตามลำดับ

     3) หลักสูตรหรือหัวข้อที่นำมาให้ผู้รับการสอบถามเลือกควรตั้งแบบสอบถามปลายเปิดและปลายปิด โดยในบางคำถามทั้งคำถามปลายเปิดปลายปิดด้านการพัฒนาเน้นสร้างคำถาม 5 ขั้นแบบพุทธิพิสัย ให้นำผลข้อมูลที่ได้รับจากการประเมิน Competency ช่วยปลายปีทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนมาต่อยอดสอบถาม ข้อนี้พิจารณาร่วมกับงบประมาณแต่ละองค์กรในการจัดอบรมด้วย หากมีการจำกัดงบประมาณ แบบสอบถามนั้นแนะนำให้สร้างแบบปลายปิด(บังคับเลือก) สามารถควบคุมงบประมาณได้ในกรอบที่วางไว้

     4) การสอบถามสามารถทำได้ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้จัดทำ กรณีนี้ สำหรับผู้เขียนแนะนำให้ทำแบบออนไลน์ดีกว่าเนื่องจากช่วยลดระยะเวลาการรวบรวม การสรุปข้อมูลรวดเร็ว ไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายการส่งเอกสารการจัดเก็บสะดวก

     5) นำผลสรุปแต่ละกลุ่มทั้ง 15 ระดับ มาจัดเรียงหัวข้อ ปัญหา งบประมาณเพื่อเสนอต่อผู้บริหาร ตามแผน TRM รายปี

     6) หลังผู้บริหารเห็นชอบอนุมัติ ให้ผู้จัดทำวางแผนสรรหา เครื่องมือฝึกอบรม(Development Tools) หลักสูตร วิทยากรอบรม สถานที่จัดส่งผู้เข้ารับการฝึกอบรมหรือดูงาน  พร้อมสรุปแต่ละระดับส่งแต่ละฝ่ายแผนกเพื่อรับทราบกำหนดแผนการพัฒนารายปีเพื่อวางแผนการทำงาน การลาหยุดต่อไป