วิธีประเมินการฝึกอบรมคุ้มค่าแบบ ROI (Assessing the ROI of Training)

     การจัดฝึกอบรม (Training) ทุกครั้ง ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ซึ่งค่าใช้จ่ายนั้นคือต้นทุนที่องค์กรต้องอนุมัติงบประมาณเพื่อจัด  ในการคิดค่าใช้จ่ายผู้จัดฝึกอบรมมักคิดค่าใช้จ่ายทางตรงโดยไม่คำนึงค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่ต้องใช้ในทุกกิจกรรมตลอดเวลา

     วันนี้ พาท่านมารู้จักกับค่าใช้จ่ายที่ผู้จัดฝึกอบรมควรรู้จักในการจัดอบรมทุกครั้ง

• ค่าใช้จ่ายคงที่ : เงินเดือนพนักงานฝึกอบรม โบนัส ค่าเช่าสถานที่ เบี้ยประกันภัย
• ค่าใช้จ่ายผันแปร : จะเปลี่ยนไปตามจำนวนคนเข้าร่วมโครงการ เพิ่มหรือลดตามการเข้าร่วมจริง เช่น ค่าคู่มืออบรม ค่าอาหารว่าง ค่าอาหารกลางวัน ค่าที่พัก
• ค่าใช้จ่ายโดยตรง : เกิดขึ้นเมื่อมีการจัดอบรมในแต่ละครั้ง เช่น ค่าวิทยากร ค่าเดินทางวิทยากร ค่าคู่มืออบรม ค่าอาหารว่าง ค่าอาหารกลางวัน ค่าอุปกรณ์Workshop
• ค่าใช้จ่ายทางอ้อม : เป็นค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมที่ไม่ขึ้นกับการทำโครงการหรือการจัดอบรม เช่น ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์โสตฯ ค่าใช้จ่ายการปรับปรุงห้องประชุม ค่าจ้างพนักงานคุมห้องโสตฯ ค่าโทรศัพท์ ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียน

   ซึ่งค่าใช้จ่ายต่างๆ ผู้จัดฝึกอบรมจำเป็นต้องทราบและตระหนักรู้ เนื่องจากทุกครั้งที่ต้องเสนอโครงการต่อผู้บริหารเหล่านี้ล้วนเป็นรายละเอียดสำคัญที่นำมาใช้เสนอแผน สรุปแผนงานหลังจบโครงการฝึกอบรม ส่วนใหญ่ผู้จัดฝึกอบรมจะเสนอผลหลังจัดอบรม ดังนี้

   จากข้อมูลด้านบนเป็น การนำเสนอเชิงประสิทธิภาพ (Efficiency) ประเมินจำนวนคนเข้าอบรม ระยะเวลาจัดอบรม ความพึงพอใจแต่ละส่วนที่จัดไม่ว่าจะเป็น วิทยากร เนื้อหา อาหาร ห้องประชุม สิ่งแวดล้อมรอบด้าน เป็นการสรุปโดยทั่วไปที่ต้องมี

    แต่ในทาง การประเมินผลแบบ ROI (Return On Investment) นั้นต้องมีการสรุปประเมินผลทั้ง ประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) 

  ซึ่งการใช้ประสิทธิภาพสรุป ไม่เพียงพอที่ทำให้การจัดฝึกอบรมแต่ละครั้งคุ้มค่ากับการอนุมัติงบประมาณไปเพราะในการใช้จ่ายทุกบาททุกสตางค์ผู้บริหารหวังผลลัพธ์ (Outcome) เชิงประสิทธิผลมากกว่า นั่นคือ 

• ปลายทางของการจัดฝึกอบรมจะเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไรต่อองค์กร? 
• ทำอย่างไรให้ผู้เข้าอบรมได้นำความรู้ความเข้าใจที่ได้รับมาใช้ปฏิบัติงาน? 
• งบประมาณที่ใช้จ่ายไปแปลงกลับมาเป็นการพัฒนาเรื่องใดบ้าง?

   ในหลักการของ ROI ในทางการตลาดตอบโจทย์ในเรื่องวิเคราะห์ความคุ้มค่าในการลงทุนแต่ละครั้ง ง่ายๆคือการลงทุนทุกๆ 1 บาท ได้กำไรกี่บาท ?

     ในการจัดฝึกอบรมมองความคุ้มค่ามากกว่านั้น ROI ในทาง HRDมุมมองการประเมินผลการฝึกอบรมมองแบบ 5M (Man,Money,Method,Material,Maintenance)

• Man     คือ บุคลากรซึ่งรวมไปถึงวิทยากร ผู้จัด ผู้ประสานงานและผู้เข้าอบรม เช่น จำนวน ,ชั่วโมงการเข้าอบรมแต่ละบุคคล,ความพึงพอใจแต่ละบุคคล เป็นต้น
• Method คือ วิธีการกระบวนการที่เกิดขึ้นตลอดการจัดอบรมโครงการตั้งแต่แรกเริ่มและเมื่อจบการอบรม เช่น วิธีการสอนบรรยาย วิธีการทดสอบ วิธีการติดตามหลังอบรม วิธีการพัฒนารายบุคคล  เป็นต้น
• Money คือ งบประมาณที่อนุมัติและใช้จ่ายจริง โดยสรุปผลค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งค่าใช้จ่ายทางตรง ค่าใช้จ่ายทางอ้อม ค่าใช้จ่ายคงที่ ค่าใช้จ่ายแปรผัน ที่เกิดขึ้นทั้งนี้ต้องระมัดระวังการนำเสนอข้อมูลที่เกิดขึ้น โดยทำอย่างไรให้ผู้บริหารไม่รู้สึกว่าใส่ตัวเลขเยอะไป นำเสนอมากเกินจำเป็น แต่การใส่ค่าใช้จ่ายนี้ให้นำเสนอแบบเป็นขั้นๆ  5 ขั้น 

1. ขั้นวิเคราะห์โครงการ  ..มีค่าใช้จ่าย?
2. ขั้นการออกแบบหลักสูตร/โครงการ  ..มีค่าใช้จ่าย?
3. ขั้นการพัฒนา ..มีค่าใช้จ่าย?
4. ขั้นดำเนินการ ..มีค่าใช้จ่าย?
5. ขั้นประเมินผล ..สรุปแล้วมีค่าใช้จ่าย?

• Material คือ วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้จริง เช่น กระดาษFlipchart ดินสอ ปากกา เครื่องเสียง เครื่องฉายโปรเจกเตอร์ โน้ตบุ๊ค  เป็นต้น  การนำเสนอทั้งประสิทธิภาพการใช้และผลตอบรับ
• Maintenance คือการบำรุงรักษา หมายถึงการใช้ห้องประชุมในองค์กรไม่รวมถึงการใช้สถานที่จัดโรงแรมภายนอก ในแต่ละโครงการอบรมใช้ห้องประชุม เครื่องเสียง  ไมค์วัสดุอุปกรณ์ อาจพบความเสื่อมวัสดุอุปกรณ์ 

     การเสนอเพื่อขออนุมัติจัดซื้อใหม่เพื่อประโยชน์ใดในอนาคต ในเรื่อง Maintenance ไม่จำเป็นที่ต้องนำเสนอทุกครั้งแต่ควรมีสรุปทุกไตรมาสเพื่อผู้จัดอบรมหรือฝ่ายโสตฯมีแผนการดูแล บำรุงรักษาหรือเสนอปรับปรุงอย่างไร ข้อนี้สำคัญ นักจัดฝึกอบรมมักไม่คำนึงถึง เมื่อจัดอบรมครั้งต่อไปหากไม่มีแผนการบำรุงรักษาอาจเกิดปัญหาระหว่างจัดอบรมได้

ตัวอย่าง กรณีศึกษาสิ่งที่ผู้บริหารต้องการแบบ Outcome จากการส่งไปอบรมแบบระยะยาว (Long-Term Training) : มีการอบรมเป็นปี โดยการจัดอบรมนี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจำนวนมากทั้งตำแหน่งงานเดิมว่างลงแต่ยังคงจ่ายเงินเดือน ผู้ดำรงตำแหน่งงานแทนและเงินเดือนตำแหน่งงานใหม่ที่เกิดขึ้นหลังจากการฝึกอบรม รวมถึงค่าใช้จ่ายตลอดการอบรมจำนวนมาก    โรงพยาบาล Green      ในปีงบประมาณ 2564  แผนกพัฒนาบุคลากรได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหารโรงพยาบาล ให้สรรหาบุคลากร ทั้ง IPD /OPD/OR ส่งไปอบรมภาคปฏิบัติเรื่องวิสัญญีแพทย์และพยาบาล แบ่งเป็นแพทย์ 2 คน พยาบาล 2 คน ระยะเวลาเรียน 1 ปี เรียนในโรงพยาบาลส่วนกลางในกรุงเทพฯ โดยขณะเรียน ทางโรงพยาบาลออกค่าใช้จ่ายทั้งหมดให้ ทั้งค่าอบรม 1 ปี ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร 2 มื้อ ในระหว่างเรียนอบรมด้านวิสัญญี ทางโรงพยาบาลยังคงจ่ายเงินเดือนปกติตลอด 12 เดือน หลังสอบผ่านการอบรมให้กลับมาดำรงตำแหน่งใหม่ เงินเดือนใหม่      เงื่อนไขคือ เมื่อเรียนจบผู้เข้าอบรมในหลักสูตรนี้ ต้องทำงานให้โรงพยาบาลอย่างน้อย 4 ปี ในตำแหน่งวิสัญญีแพทย์และวิสัญญีพยาบาล

     จากกรณีศึกษา(Case Study)

            แผนกพัฒนาบุคลากรต้องทำแผนการประเมินผลคือ…

1. วางแผนการคัดเลือกสรรหาผู้มีคุณสมบัติ
2. จัดทำแผนฝึกอบรม 5 ขั้นคือ ขั้นวิเคราะห์,ขั้นการออกแบบ,ขั้นการพัฒนา,ขั้นดำเนินการ,ขั้นประเมินผล
3. จัดทำรายงานสรุป 5 M แบบ Hard Copy 

     วิธีการประเมินความคุ้มค่าในการจัดฝึกอบรม ควรทำแผนเป็นขั้นตอน โดยรวบรวมนำปัญหาที่เกิดขึ้นมาปรับแก้ไข ผู้จัดอบรมอย่าลืมว่าการมองการจัดเพียงมุมมองด้านเดียววัดแค่เชิงประสิทธิภาพ เป็นการจัดอบรมที่ไม่ก่อให้เกิดการพัฒนาจริงในอนาคต “เหมือนตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ”

     ผู้จัดอบรมให้คำนึงทุกครั้งในการจัดอบรมและจบการอบรมไปแล้ว ทำอย่างไรให้ผู้เข้าอบรมรู้สึกว่า “เขาเหล่านั้นเป็นน้ำครึ่งแก้ว” พร้อมจะเรียนรู้พัฒนาตลอดเวลา …