ขั้นตอนจัดทำ Succession Plan

         เป็นกระบวนการเตรียมผู้สืบทอดตำแหน่ง โดยจัดเตรียมแผนงานไว้ล่วงหน้าทดแทน กรณี ตำแหน่งดังกล่าวว่างลง ซึ่งผู้ทดแทนตำแหน่งงาน เรียกว่า “Successor” ส่วนใหญ่แผนทดแทนนี้ เน้น ในการวางโครงสร้าง วางแผนไว้สำหรับผู้ดำรงตำแหน่งทดแทนด้านบริหาร (Management Level) และผู้ดำรงตำแหน่งด้านงานหลักเฉพาะทาง (Specialist Key Positions) 

          การจัดทำแผนนี้ เน้นการสรรหาบุคลากรจากภายในมากกว่า เพราะใช้เวลาในการจัดเตรียม ฝึกฝน พัฒนาในระยะหนึ่งก่อนผู้ดำรงตำแหน่งงานเดิม จะพ้นสภาพตำแหน่งงานนั้น มิใช่นำเข้ามาจากภายนอก และเรียนรู้งานนั้นในทันที 
          ส่วนที่ตำแหน่งงานนั้นว่างลง มีการจัดหาผู้ดำรงตำแหน่งมาทำงานทดแทนทันที ในกรณีนี้ ไม่เรียกการวางแผนทดแทนตำแหน่งงาน เรียก “ จัดวางหรือจัดหาบุคคลมาทดแทน” มากกว่า 

          ทำไมต้องจัดทำแผนทดแทนตำแหน่งงานนั้น ? 

          - ผู้ดำรงตำแหน่งแจ้งความจำนงยื่นหนังสือลาออก 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งเกษียณอายุการทำงาน 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งขอเกษียณก่อนครบอายุงาน 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งโอนย้ายหน่วยงาน 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งเลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้น 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งมีปัญหาด้านภาวะสุขภาพ 
          - ผู้ดำรงตำแหน่งไม่สามารถปฏิบัติงานได้ด้วยกรณีอื่นๆ 

           วิธีการคัดเลือก ผู้สืบทอดตำแหน่งงาน คือ เมื่อองค์กรทำการประเมินผลปฏิบัติงาน ตามเกณฑ์แล้ว คัดเลือกผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานดีเยี่ยม (High Performance) มีทักษะความรู้ ความสามารถสมรรถนะในงานดีเยี่ยม (High Competency) และมีศักยภาพการพัฒนาสูง (High Potential) ในหน่วยงานนั้น นำมาเข้าสู่ขั้นตอนการ จัดทำแผนทดแทนตำแหน่งงาน (Succession Plan) ดังนี้ 

          ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ท่านจะพบว่า การวางแผนหาผู้สืบทอดตำแหน่งงานนั้น ต้องมีลำดับขั้นตอนทุกขั้นที่ละเอียดรอบคอบ ทั้งหมดนี้ ต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจกับทุกฝ่ายงานและฝ่ายบริหารองค์กร 
          โดยการพัฒนาใดๆก็ตาม ท่านจะพบว่า เริ่มต้นมาจากทุกคนต้องทราบใบกำหนดหน้าที่การทำงาน (JD) ที่มีการวิเคราะห์งาน (JA) มาอย่างละเอียด มีการปรับปรุงต่อเนื่อง 
เมื่อทำงานได้ระยะหนึ่งตามเกณฑ์ ทุกคนต้องผ่านการประเมินผลที่มีประสิทธิภาพ มีรูปธรรม เช่น ดัชนีชี้วัดความสำเร็จหรือผลการปฏิบัติงาน (KPIs) ผ่านการประเมินสมรรถนะ (Competency) ตรงตามความต้องการสอดคล้องกับนโยบายองค์กร ผ่านการรับรองมาตรฐานหรือวิชาชีพเฉพาะทาง เหล่านี้ล้วนคือ สิ่งที่องค์กรควรคำนึงถึง จัดวางให้เป็นระบบ มีประสิทธิภาพ ก่อนคิดวางแผนหาผู้สืบทอดตำหน่งให้ได้ตามเป้าหมาย 
          สำหรับ แนวคิดที่ผู้เขียนให้ไว้นี้ ช่วยตอบคำถาม นักพัฒนาบุคลากรและผู้บริหารได้ว่า “ทำอย่างไรจะสร้างคนเก่งในองค์กร” ได้อย่างถาวร แบบโคลนนิ่งคนเก่งคนเดิมไว้ตลอดกาล ขอบคุณนะคะที่ติดตามอ่าน