เขียนคำบรรยาย JD ที่ดี

      “การเขียน JD (Job Description) มีความสำคัญมาก ทำให้สรรหาคนได้ตรงตำแหน่ง ตามข้อกำหนดคุณสมบัติและสมรรถนะที่จำเป็นในการทำงาน ?” 

ไม่ว่าธุรกิจเริ่ม SME ขนาดเล็ก กลาง ใหญ่หากมีการกำหนดหน้าที่การทำงานแต่ละบุคคลนั้น ก่อนเริ่มเขียน JD แต่ละองค์กร/บริษัทมีการออกแบบงาน (Job Design) ให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการผลิตสินค้าหรือบริการ ลำดับต่อมากำหนดบทบาทหน้าที่แต่ละบุคคล (Job Role) ให้ตรงตามการทำงานจริง หลังจากนั้นจึงเข้าสู่กระบวนการเขียนคำบรรยายลักษณะงานให้ตรงตามคุณสมบัติงานนั่นคือ JD (Job Description)  

     ในขั้นตอนการเขียนJDจึงมีความสำคัญส่งผลให้เกิดการสรรหาบุคคลตรงตามตำแหน่งที่ต้องการ โดยองค์ประกอบการเขียน JD ให้สมบูรณ์นั้นมีอยู่อย่างน้อย 4 ส่วนคือ 

     ส่วนที่ 1 : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Accountabilities)

กำหนดความรับผิดชอบ ภาระหน้าที่อันจำเป็นต้องนำไปสู่ผลสัมฤทธิ์ในงาน ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ในการทำงานตามหน้าที่ให้สำเร็จสนับสนุนตามภารกิจแผนงานของหน่วยงาน แผนกและองค์กร อาจเขียนในรูปแบบภาพรวมหรือบางครั้งเพิ่มความชัดเจนให้มากขึ้นระบุเป็นข้อๆตามลำดับความสำคัญงาน คืองานสำคัญที่สุดลำดับแรกถัดมาคือสำคัญรองลงมาตามลำดับ งานอื่นที่ได้รับมอบหมายเพิ่มเติมเป็นลำดับสุดท้าย เช่น ตำแหน่งStock :ตรวจรับสินค้าคืนจากฝ่ายจัดส่งและลงในโปรแกรมลงทะเบียนรับคืนทุกครั้ง  ตำแหน่ง IT Programmer : นำเสนอรูปการเขียนโปรแกรมที่เกี่ยวข้องแต่ละโครงการแก่ผู้รับผิดชอบโครงการตามกรอบเวลา

     ส่วนที่ 2 : คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งงาน (Education and Experience)

กำหนดคุณสมบัติด้านวุฒิการศึกษาที่จำเป็น จำนวนปีที่จบการศึกษา สาขาวิชาที่ต้องการหรือบางครั้งในบางตำแหน่งต้องใช้ใบประกอบวิชาชีพเฉพาะทาง รวมไปถึงกำหนดคุณสมบัติประสบการณ์จำนวนปีการดำรงตำแหน่งที่ผ่านมาระดับที่ไม่น้อยกว่าหรือขั้นสูงสุดกี่ปี  ในส่วนนี้สามารถกำหนดคุณสมบัติอายุผู้ดำรงตำแหน่งลงไปได้ ในบางตำแหน่งงานอาจจำเป็นต้องระบุเพศผู้ดำรงตำแหน่ง เช่น ตำแหน่งผู้ช่วยเหลือคนไข้ตึกสูตินรีเวช : ระบุรับเฉพาะเพศหญิงเท่านั้น ตำแหน่งพนักงานรักษาความปลอดภัยทางการเงินธนาคาร : ระบุรับเฉพาะเพศชายเท่านั้น

     ส่วนที่ 3 : ความรู้ ความสามารถและทักษะในตำแหน่งงาน (Knowledge Abilities and Skills )

     กำหนดความรู้ที่ต้องการเฉพาะทางหรือความรู้ที่เกี่ยวข้องในงานเช่นความรู้ด้านงานอนามัยสิ่งแวดล้อม ความรู้ด้านการจัดทำคาร์บอนฟุตพริ้น  ความสามารถเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับงานเช่นความสามารถการบริหารจัดการ5ส ความสามารถการใช้คอมพิวเตอร์ Microsoft office ทักษะที่ใช้สำหรับการดำรงตำแหน่งเช่น ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการคิดวิเคราะห์ ทักษะการจัดการข้อขัดแย้ง

      ส่วนที่ 4 : สมรรถนะที่จำเป็นในตำแหน่ง (Competencies)

     กำหนดสมรรถนะนั้นมีความสำคัญมาก ซึ่งบางท่านอาจมองข้ามไม่เขียนตรงนี้ องค์กรควรกำหนดสมรรถนะหลัก     (Core Competencies)ก่อน แล้วนำข้อกำหนดที่ได้เขียนลงข้อกำหนดสมรรถนะบุคคลทำให้ได้คนทำงานตรงตามขีดความสามารถองค์กร ในบางกรณีผู้ดำรงตำแหน่งนั้นขาดสมรรถนะที่องค์กรต้องการแต่ในใบกำหนดหน้าที่มีข้อความสำคัญตรงนี้ไว้ อาจให้เขาเหล่านั้นต้องเรียนรู้พัฒนาเพิ่มเติมในองค์กร 

     จะเห็นว่าการเขียนใบพรรณนาหน้าที่งานหรือใบบรรยายหน้าที่งานนั้นมีความจำเป็นสำหรับงานHRมากทีเดียว ทำให้สรรหาคนได้ตรงตำแหน่ง กำหนดคุณสมบัติในอนาคตที่เกิดขึ้นตาม Career Path รวมไปถึงเมื่อต้องมีการวางระบบประเมินผลทุกรูปแบบไม่ว่าจะเป็น Competencies,KPIs,OKRs ทำให้สามารถกำหนดPerformance Indicators,Key and Results หรือค่าเป้าหมาย (Target) ได้ง่ายขึ้น

     อย่าลืมกลับไปทบทวน (Revise) JD ทุกครั้ง ทุกรอบปี เมื่อเกิดการเปลี่ยน เพิ่มหรือโยกย้ายหน้าที่งานไปตามแผนกองค์กรที่เปลี่ยนไปตามแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization chart)

      สำคัญที่สุดในการเขียนบรรยายJDคือ เขียนคำอธิบายตามหน้าที่งานไม่ใช่เขียนบรรยายJDตามลักษณะบุคคลนั้นๆ ที่ดำรงตำแหน่งอยู่ เพราะผู้เขียนมักพบว่า การเขียน JD ที่เคยให้คำปรึกษามานั้นมักลงรายละเอียดเขียนตามคนมากกว่าตามงาน ทำให้ความสำคัญของ JD จึงมีอยู่และจากไปตามคนตามกาลเวลา…