บริหารผลงานแบบ OKRs (ตอนที่ 1)

     OKRs คือ Objectives and Key Results เป็นการตั้งเป้าหมายในหน้าที่งานให้ตรงงาน ตรงเวลา ทันท่วงที เป็นไปตามนโยบายสำคัญขององค์กร เครื่องมือบริหารเป้าหมายนี้ไม่ใช่เครื่องมือแบบใหม่

     แต่กำลังเข้ามาแทนที่ KPIs ในแบบเดิม ด้วยรูปแบบธุรกิจ ความรวดเร็วของข้อมูล การแข่งขันแบบไตรมาสต่อไตรมาส ทำให้การบริหารผลงานแบบเดิมประเมินผลเฉพาะปลายปีอาจทำให้ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ขับเคลื่อนองค์กรให้ทันต่อสภาพเศรษฐกิจ OKRs ช่วยดึงศักยภาพบุคลากรมาใช้จริงเต็มความสามารถประเมินรายสัปดาห์ รายเดือน ยืดหยุ่น ปรับแก้ไขตามไตรมาส  ที่สำคัญพนักงานมีส่วนสำคัญหลักในการกำหนด OKRs ให้ตรงตามเป้าหมายองค์กร

     แต่อะไรจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จว่า OKRs ที่ตั้งขึ้นมาจากพนักงานนั้น คือการวัดประสิทธิภาพที่

     งานแท้จริง ท้าทายและส่งเสริมบรรยากาศการทำงานแบบโปร่งใส  

     ก่อนองค์กรนำ OKRsมาใช้บริหารผลงานนั้นต้องตอบคำถามเกี่ยวข้อง  8 ข้อ นี้ก่อน

     1. องค์กรมีผังโครงสร้าง (Organization Chart) ชัดเจน ?

     2. มีนโยบายหลัก Mission,Vision,Strategic Goal ?

     3. แบ่งระดับพนักงาน (Employee Level) ตามสายงานจริง ?

     4. มีใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)ตรงตามหน้าที่ชัดเจน ?

     5. ความพร้อมของ Software ในการบันทึกข้อมูล OKRs ?

     6. มีทีมงานส่วนกลางประสานงานรับผิดชอบรวบรวม OKRs ?

     7. ระดับ Managementมีความพร้อมในการประเมินตามไตรมาส

     8. มีผู้รู้หรือที่ปรึกษาด้านการบริหารเป้าหมาย OKRs ขับเคลื่อนปรับแก้ตามไตรมาส ?

      ถ้าประเมินองค์กรจากทั้งหมด 8 ข้อแล้ว จะเห็นว่าสำคัญทุกข้อ จำเป็นที่ต้องมีพร้อมก่อนตัดสินใจนำ OKRs มาใช้บริหารเป้าหมายจริงในองค์กร แต่สำคัญที่สุดที่ขาดไม่ได้คือ “มีผู้รู้” เพราะสิ่งนี้ จะช่วยวางกรอบเวลา แก้ไข ปรับอัตราความสำเร็จ (Sweet -Spot) ให้ KRs โปร่งใสไม่ถกเถียงกันเอง ว่าใครตั้งง่าย ตั้งยากไปสุดท้ายมองว่า OKRs คือความยากมากว่า “ท้าทาย”

     บางองค์กรจึงเลือกกูรูที่เป็นคนกลางสำคัญหรือที่ปรึกษา OKRs ช่วยขับเคลื่อนไปตาม Timeline ” ซึ่งสุดแล้วแต่ความสะดวกของแต่ละองค์กรที่จะจัดสรรงบประมาณ แต่งตั้งบุคลากรผู้มีความพร้อมมาดูแล ท้ายที่สุดเมื่อมองเห็นต้นทางว่า “ทุกคนในองค์กรขานรับนโยบาย ตั้งใจทำอย่างจริงจัง ทุกอย่างไม่ได้ยากเกินกว่าความกลัวในใจ”

     ……ตามที่ John Doerr นั้น Larry Page (Alphabet CEO & Google Cofounder)  เล่าไว้ในหนังสือ “Measure What Matters” ในปี 1980  เขาใช้เวลา 14 สัปดาห์ในการจัดเตรียมข้อมูลและใช้โปรแกรมIntelเป็นเครื่องมือจัดเก็บข้อมูล ค้นพบว่าเป้าหมายสำคัญในGoogle นั้นเรียก OKRs สไลด์แรกในการนำเสนอ PowerPointของ Larry นั้น ให้คำจำกัดความ OKRs ว่า “A management methodology that helps to ensure that the company focuses efforts on the same important issues throughout the organization.” OKRs เป็นระบบบริหารผลงานที่จะช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนตามเป้าหมายที่ตั้งไว้….

     โดยปกติการกำหนดแบ่งระดับ OKRs (Hierarchy of OKRs)นั้น จะเริ่มกำหนดมาจาก Mission ,Vision, Strategic Goal และกำหนดวัตถุประสงค์(Objectives)หลัก หาวิธีการขับเคลื่อนวัตถุประสงค์ให้สำเร็จโดยกำหนดเป้าหมาย Key Results ในแบบ Qualitative คล้ายกับ SMART-Goal คือ Specific,Measurable,Achievable,Relevant ,Time-bound 

     ทุก Key Result นั้น มีตัวเลขเชิงปริมาณบ่งบอกอัตราความสำเร็จได้จริง โปร่งใส ยืดหยุ่น Objectives นั้นจะกำหนดจากระดับบนก่อนถ่ายทอดเป้าหมายลงมาระดับรายบุคคล (Top To Down) และให้พนักงานมีส่วนกำหนดเป้าหมายเสนอผู้จัดการแบบ Bottom-up  ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมกำหนดเอง ตรงตามความสามารถที่ตนเองสามารถทำได้เต็มศักยภาพ อย่างน้อยสุด 50% จากการกำหนดทั้งหมด

     สำหรับสัดส่วนในการแบ่งน้ำหนักการตั้งเป้าหมายไปส่วนใดมากกว่าน้อยกว่านั้น ยกตัวอย่างง่ายๆ คือ แบ่ง OKRsจากหน้าที่หลัก 3 เรื่อง คะแนนเต็ม 100%

     1) 70%  >>>  OKRs มาจากหน้าที่งานหลัก (Tasks /Key Job Description)

     2) 20%  >>>  OKRs มาจากงานรอง ที่ช่วยเหลือ สนับสนุนประสานงาน (Support other)

     3) 10%  >>>  OKRs มาจากการพัฒนาฝึกอบรม เรียนรู้เพิ่มเติม (Learning & Growth or Improve yourself)

      ตอนต่อไปเราจะมาเรียนรู้เครื่องมือในการจัดทำ OKRs (OKRs Tools) ต้องใช้อะไรบ้าง มีเฉพาะแค่คอมพิวเตอร์และโปรแกรม Microsoft Office เพียงพอหรือไม่ ?  และการให้เกรด OKRs (OKRs Grading) นั้นมีวิธีการอย่างไร ?