ลำดับการจัดทำ Job Description(JD)

     “ใบกำหนดหน้าที่งานหรือใบพรรณนางาน เป็นต้นทางของการประเมินผลปฏิบัติงาน การประเมินที่สมบูรณ์แบบเกิดขึ้นไม่ได้ หากไม่ได้กำหนดหน้าที่แต่ละบุคคลให้ชัดเจน” 

ลำดับการจัดทำ Job Description(JD)  มีดังนี้ 

     1. กำหนดโครงสร้างการทำงานในองค์กร(Organization Chart)ให้ครบทุกภารกิจงาน

     ไม่ควรแยกรายละเอียดย่อยหลายแผนก รวมงานที่มีหน้าที่สัมพันธ์และบริหารไปทิศทางเดียวกัน อยู่ในหมวดหมู่ฝ่ายเดียวกัน โดยลำดับจากตำแหน่งสูงลงสู่ระดับล่างสุด ตัวอย่างการจัดฝ่ายงาน เช่น Finance and Accounting ,Human Resource and Administration,Marketing and Customer Relationship Management

     หลังกำหนดแล้วมีการตรวจสอบและลงนามกำกับจากผู้บริหารสูงสุด

     2. จัดทำใบรายละเอียดของฝ่ายงาน/หน่วยงาน(Functional Description : FD) อาจแสดงลำดับกำหนดเป็นกลุ่ม แสดงรายละเอียดขอบเขตความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities Functional Description )เป็นข้อๆของฝ่ายงานนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการแยกลงรายละเอียดเขียน JD ในขั้นถัดไป

    3. กำหนดแบบฟอร์มการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน โดยกำหนดหัวข้อที่ลงรายละเอียดในแบบฟอร์มแต่ละหัวข้อ ต้องการลงรายละเอียดเรื่องใดบ้าง ตัวอย่างเช่น 

• ส่วนของหัวข้อ(Title) ที่ระบุหัวกระดาษ ชื่อบริษัท รหัส วันที่จัดทำ วันที่ปรับปรุงข้อมูล
• ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป
• ส่วนที่ 2 : ข้อมูลตามผังโครงสร้างงาน
• ส่วนที่ 3 : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก
• ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติเฉพาะในงาน
• ส่วนที่ 5 : ทักษะและความสามารถอื่นๆ

     (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความเรื่อง **เขียนคำบรรยาย JD ที่ดี**)

     4. ออกแบบกำหนดรายละเอียดลงใบตารางกำหนดหน้าที่งาน(JR Matrix) เพื่อจัดกลุ่มระดับการจัดการ ระดับหัวหน้า ระดับปฏิบัติการ และหน้าที่หลักในฝ่ายงาน หน่วยงาน ทำการลงรายละเอียดแยกแต่ละฝ่าย แนวทางสร้างตารางจัดกลุ่ม JR Matrix ตารางแนวตั้งมุมซ้ายเป็นหน้าที่รับผิดชอบหลัก(ลำดับจากนโยบาย การจัดการและกิจกรรมอื่นๆ) ตารางมุมขวาแนวนอนระบุตำแหน่ง (ผู้อำนวยการฝ่าย ผู้ช่วยผู้อำนวยการ ผู้จัดการ หัวหน้างาน… )

     5. นำข้อมูลจริงในการทำงานแต่ละตำแหน่งระบุรายละเอียดลงในแต่ละหน้าที่งาน ลำดับความสำคัญงานที่สำคัญมาก เร่งด่วนตรงตามหน้าที่ลงเป็นข้อแรก กิจกรรมที่สำคัญ ไม่เร่งด่วนไม่ประจำและสนับสนุนงานเป็นลำดับถัดมา พร้อมระบุตัวชี้วัดผลงาน(Performance Indicator)ลงตารางมุมขวาแต่ละข้อในหน้าที่งานหลัก

     6. ทำการวิเคราะห์หน้าที่งาน(Job Analysis : JA) ตามหน้าที่ความรับผิดชอบหลักโดยใช้หลักการวิเคราะห์ทั้งเรื่อง Productivities(Input Output Income Outcome) Process Timing เป็นต้น ขึ้นอยู่กับ JD นั้นดำรงตำแหน่งรับผิดชอบด้านใด งานการจัดการภายนอก(Operation) หรืองานธุรการทั่วไป

     7. มีการทบทวนปรับปรุงแก้ไข(Revise) ใบกำหนดหน้าที่งานทุกครั้ง ที่มีการเปลี่ยนแปลงลักษณะรายละเอียดความรับผิดชอบหน้าที่งาน ซึ่งในใบกำหนดหน้าที่งานไม่ระบุชื่อบุคคล(Name)ผู้ลงตำแหน่ง เนื่องจากวัตถุประสงค์การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานทำเพื่อระบุลักษณะเฉพาะให้ทราบหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้น ไม่ใช่ระบุจากลักษณะบุคคลนั้น สามารถระบุตำแหน่ง(Position) และระดับ(Level) ลงไปในใบกำหนดหน้าที่ได้เพื่อให้ทราบขั้นระดับที่ทำงาน

     8. นำรายละเอียดใบกำหนดหน้าที่งานมาใช้ในการดำเนินงานของฝ่ายบุคคลเช่นการคัดเลือกสรรหา การเลื่อนขั้นตำแหน่งงาน และกำหนดตัวชี้วัดแผนก ตัวชี้วัดรายบุคคล(Individual KPI)

      ดังจะเห็นว่า หากในใบกำหนดหน้าที่งานระบุข้อมูลที่ถูกต้อง มีรายละเอียดครบถ้วนทั้งหน้าที่หลัก หน้าที่รอง กิจกรรมหลัก กิจกรรมรอง ตำแหน่ง ระดับงาน ตัวชี้วัดผลงาน(PIs)แต่ละหน้าที่งานทำการคัดเลือกจัดทำตัวชี้วัดผลงานหลัก(KPI) ได้ง่ายขึ้น รวมถึงเห็นรายละเอียดข้อมูลที่ไม่ใช่หน้าที่งานโดยตรง อาจเป็นไปได้ว่างานในบางตำแหน่งหน้าที่มีความเกี่ยวข้องกับการประสานงานแผนกอื่น สามารถระบุลงใบข้อมูลจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานได้ ในส่วนของการทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น(Working Relationship)

     สำหรับบุคคลที่มีส่วนร่วมจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานนั้นประกอบด้วย ผู้บริหารทุกระดับ หัวหน้างาน พนักงานผู้ปฏิบัติงาน ฝ่ายบุคคลจัดเก็บรวบรวมข้อมูลปรับปรุงแก้ไข

     ในระยะเริ่มแรกหากไม่มีความชำนาญในการจัดทำสามารถเชิญที่ปรึกษา(Consult) ภายนอกเข้ามาบรรยายและเป็นโค้ชสอนทีมงานจัดทำ JD หรือบางองค์กรอาจใช้วิธีการจ้างที่ปรึกษาจัดทำ JD ทั้งหมดทุกตำแหน่งงาน แม้ที่ปรึกษาจัดทำเองทั้งหมดแต่ยังคงต้องใช้การมีส่วนร่วมจากบุคคลทุกระดับในองค์กร ในการให้ความคิดเห็น การสัมภาษณ์ วิเคราะห์ ตรวจสอบ ขอบเขตงานที่ตั้งไว้และขอบเขตงานที่ทำจริง  เพื่อให้ใบกำหนดหน้าที่งานสามารถใช้ได้จริงเป็นรูปธรรม