หน้าแรก หน้ารวมบทความ ลำดับการจัดทำ Job Description(JD)

ลำดับการจัดทำ Job Description(JD)


ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์   วันที่ :   จำนวนผู้เข้าชม 1514 คน

กด Like กด Share บทความให้เพื่อน

Facebook Twitter Line

     “ใบกำหนดหน้าที่งานหรือใบพรรณนางาน เป็นต้นทางของการประเมินผลปฏิบัติงาน การประเมินที่สมบูรณ์แบบเกิดขึ้นไม่ได้ หากไม่ได้กำหนดหน้าที่แต่ละบุคคลให้ชัดเจน” 

ลำดับการจัดทำ Job Description(JD)  มีดังนี้ 

     1. กำหนดโครงสร้างการทำงานในองค์กร(Organization Chart)ให้ครบทุกภารกิจงาน

     ไม่ควรแยกรายละเอียดย่อยหลายแผนก รวมงานที่มีหน้าที่สัมพันธ์และบริหารไปทิศทางเดียวกัน อยู่ในหมวดหมู่ฝ่ายเดียวกัน โดยลำดับจากตำแหน่งสูงลงสู่ระดับล่างสุด ตัวอย่างการจัดฝ่ายงาน เช่น Finance and Accounting ,Human Resource and Administration,Marketing and Customer Relationship Management

     หลังกำหนดแล้วมีการตรวจสอบและลงนามกำกับจากผู้บริหารสูงสุด

     2. จัดทำใบรายละเอียดของฝ่ายงาน/หน่วยงาน(Functional Description : FD) อาจแสดงลำดับกำหนดเป็นกลุ่ม แสดงรายละเอียดขอบเขตความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities Functional Description )เป็นข้อๆของฝ่ายงานนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการแยกลงรายละเอียดเขียน JD ในขั้นถัดไป

    3. กำหนดแบบฟอร์มการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน โดยกำหนดหัวข้อที่ลงรายละเอียดในแบบฟอร์มแต่ละหัวข้อ ต้องการลงรายละเอียดเรื่องใดบ้าง ตัวอย่างเช่น 

  • ส่วนของหัวข้อ(Title) ที่ระบุหัวกระดาษ ชื่อบริษัท รหัส วันที่จัดทำ วันที่ปรับปรุงข้อมูล
  • ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป
  • ส่วนที่ 2 : ข้อมูลตามผังโครงสร้างงาน
  • ส่วนที่ 3 : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก
  • ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติเฉพาะในงาน
  • ส่วนที่ 5 : ทักษะและความสามารถอื่นๆ

     (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความเรื่อง **เขียนคำบรรยาย JD ที่ดี**)

     4. ออกแบบกำหนดรายละเอียดลงใบตารางกำหนดหน้าที่งาน(JR Matrix) เพื่อจัดกลุ่มระดับการจัดการ ระดับหัวหน้า ระดับปฏิบัติการ และหน้าที่หลักในฝ่ายงาน หน่วยงาน ทำการลงรายละเอียดแยกแต่ละฝ่าย แนวทางสร้างตารางจัดกลุ่ม JR Matrix ตารางแนวตั้งมุมซ้ายเป็นหน้าที่รับผิดชอบหลัก(ลำดับจากนโยบาย การจัดการและกิจกรรมอื่นๆ) ตารางมุมขวาแนวนอนระบุตำแหน่ง (ผู้อำนวยการฝ่าย ผู้ช่วยผู้อำนวยการ ผู้จัดการ หัวหน้างาน… )

     5. นำข้อมูลจริงในการทำงานแต่ละตำแหน่งระบุรายละเอียดลงในแต่ละหน้าที่งาน ลำดับความสำคัญงานที่สำคัญมาก เร่งด่วนตรงตามหน้าที่ลงเป็นข้อแรก กิจกรรมที่สำคัญ ไม่เร่งด่วนไม่ประจำและสนับสนุนงานเป็นลำดับถัดมา พร้อมระบุตัวชี้วัดผลงาน(Performance Indicator)ลงตารางมุมขวาแต่ละข้อในหน้าที่งานหลัก

     6. ทำการวิเคราะห์หน้าที่งาน(Job Analysis : JA) ตามหน้าที่ความรับผิดชอบหลักโดยใช้หลักการวิเคราะห์ทั้งเรื่อง Productivities(Input Output Income Outcome) Process Timing เป็นต้น ขึ้นอยู่กับ JD นั้นดำรงตำแหน่งรับผิดชอบด้านใด งานการจัดการภายนอก(Operation) หรืองานธุรการทั่วไป

     7. มีการทบทวนปรับปรุงแก้ไข(Revise) ใบกำหนดหน้าที่งานทุกครั้ง ที่มีการเปลี่ยนแปลงลักษณะรายละเอียดความรับผิดชอบหน้าที่งาน ซึ่งในใบกำหนดหน้าที่งานไม่ระบุชื่อบุคคล(Name)ผู้ลงตำแหน่ง เนื่องจากวัตถุประสงค์การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานทำเพื่อระบุลักษณะเฉพาะให้ทราบหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้น ไม่ใช่ระบุจากลักษณะบุคคลนั้น สามารถระบุตำแหน่ง(Position) และระดับ(Level) ลงไปในใบกำหนดหน้าที่ได้เพื่อให้ทราบขั้นระดับที่ทำงาน

     8. นำรายละเอียดใบกำหนดหน้าที่งานมาใช้ในการดำเนินงานของฝ่ายบุคคลเช่นการคัดเลือกสรรหา การเลื่อนขั้นตำแหน่งงาน และกำหนดตัวชี้วัดแผนก ตัวชี้วัดรายบุคคล(Individual KPI)

      ดังจะเห็นว่า หากในใบกำหนดหน้าที่งานระบุข้อมูลที่ถูกต้อง มีรายละเอียดครบถ้วนทั้งหน้าที่หลัก หน้าที่รอง กิจกรรมหลัก กิจกรรมรอง ตำแหน่ง ระดับงาน ตัวชี้วัดผลงาน(PIs)แต่ละหน้าที่งานทำการคัดเลือกจัดทำตัวชี้วัดผลงานหลัก(KPI) ได้ง่ายขึ้น รวมถึงเห็นรายละเอียดข้อมูลที่ไม่ใช่หน้าที่งานโดยตรง อาจเป็นไปได้ว่างานในบางตำแหน่งหน้าที่มีความเกี่ยวข้องกับการประสานงานแผนกอื่น สามารถระบุลงใบข้อมูลจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานได้ ในส่วนของการทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น(Working Relationship)

     สำหรับบุคคลที่มีส่วนร่วมจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานนั้นประกอบด้วย ผู้บริหารทุกระดับ หัวหน้างาน พนักงานผู้ปฏิบัติงาน ฝ่ายบุคคลจัดเก็บรวบรวมข้อมูลปรับปรุงแก้ไข

     ในระยะเริ่มแรกหากไม่มีความชำนาญในการจัดทำสามารถเชิญที่ปรึกษา(Consult) ภายนอกเข้ามาบรรยายและเป็นโค้ชสอนทีมงานจัดทำ JD หรือบางองค์กรอาจใช้วิธีการจ้างที่ปรึกษาจัดทำ JD ทั้งหมดทุกตำแหน่งงาน แม้ที่ปรึกษาจัดทำเองทั้งหมดแต่ยังคงต้องใช้การมีส่วนร่วมจากบุคคลทุกระดับในองค์กร ในการให้ความคิดเห็น การสัมภาษณ์ วิเคราะห์ ตรวจสอบ ขอบเขตงานที่ตั้งไว้และขอบเขตงานที่ทำจริง  เพื่อให้ใบกำหนดหน้าที่งานสามารถใช้ได้จริงเป็นรูปธรรม

วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์


E-Mail : [email protected]

วันที่ : 28 กันยายน 2566

จำนวนผู้เข้าชม 1514 คน

กรุณากดถูกใจ และ เพิ่มเพื่อน Line

บทความที่เกี่ยวข้อง


ตัวอย่างตัวชี้วัด KPI ตามตำแหน่ง & ปัญหาระยะ Action Plan

ระบบประเมินผล KPI ช่วยทำให้องค์กรคัดเลือกคนเก่งโดยอัตโนมัติ คุมงบประมาณให้อยู่ในกรอบและเพิ่มกลยุทธ์ในการแข่งขัน หากวางระบบการดำเนินการ(Action Plan)ที่ดี ผู้บริหารสูงสุดเห็นความสำคัญ

Human Touch In Healthcare ด้วย Touching & Feeling

Human Touch ถูกพูดถึงในการดูแลรักษาสุขภาพ มุมมองการมีจิตบริการมานาน ควบคู่กับคำว่า Empathy (การเอาใจใส่) ซึ่งหากพูดถึงแง่การลงมือปฏิบัติงาน Human Touch มีแนวทางนำไปใช้ได้อย่างไร ?

ประโยชน์การสื่อสารแบบ AIDET

ในช่วงที่ผู้เขียนได้ฝึกงานและทำวิจัยหัวข้อเกี่ยวกับการดูแลสุขภาพในโรงพยาบาลต่างประเทศ ได้สังเกต รวมถึงศึกษาวัฒนธรรมการดูแลผู้รับบริการของบุคลากรทางการแพทย์หลายกลุ่ม ทั้งการปฏิสัมพันธ์ของผู้ปฏิบัติงาน

จิตวิทยาบริการ

หลัก “จิตวิทยาบริการ (Service Psychology)” ได้รับการประยุกต์ใช้เพื่อพัฒนาบุคลากรและทรัพยากรในภาคธุรกิจบริการ อุตสาหกรรมภาคการบริการมาช้านาน การทำงานที่ต้องมีการติดต่อ สื่อสารส่งผ่านบุคคล

เทคนิคการพูดเพิ่มภาวะผู้นำ

คำพูดเป็นปราการด่านแรกแห่งความสำเร็จในอาชีพ เป็นการแสดงออกด้วยวจนภาษาดึงดูดผู้คนเข้ามาสนใจหรือผลักออกไปจากจากวงโคจรชีวิต โดยเฉพาะงานที่ให้บริการทั้งทางแบบออนไลน์ ออฟไลน์ ล้วนแล้วแต่ต้องใช้ทักษะการพูด

แนวทางสร้าง Training Needs ก่อนทำ TRM

แบบสอบถาม Training Needs เพื่อสอบถามพนักงานในองค์กร ผลของคำตอบในแบบสอบถามนั้น นำมาเพื่อใช้ประเมินหาหลักสูตรที่จำเป็น (Training Needs) ในการอบรมต่อตำแหน่งงานไม่ใช่หลักสูตรที่ต้องการฝึกอบรม