บริหารผลงานแบบ OKRs (ตอนที่ 2)

      เครื่องมือจัดทำ OKRs (OKRs Tools)  .. “You cannot manage what you cannot measure”

     ถ้าวัดไม่ได้ก็บริหารจัดการไม่ได้ เช่นเดียวกันต่อให้ท่านตั้งวัตถุประสงค์และ

     ผลลัพธ์ดีเพียงใด หากขาดการติดตาม แก้ไขก็เสียเวลาเปล่า.. 

     ในตอนที่แล้ว กล่าวถึงการเริ่มต้นใช้ OKRs ในองค์กร ที่มาการจัดทำและการแบ่งสัดส่วน ในตอนที่ 2 นี้ จะเล่าถึงเครื่องมือสำคัญอันจะทำให้การบริหาร OKRs อย่างมีประสิทธิภาพ Manager มีการติดตามทุกไตรมาสอย่างอย่างสม่ำเสมอ  

     หากเปรียบเทียบการประเมินผลแบบเดิม  ตามภาพด้านล่าง ดังนี้

     จะเห็นว่า การเลือกใช้ตัวประเมินแบบ KPIs หรือ OKRs นั้น ขึ้นอยู่กับเป้าหมายจริงขององค์กร ความสามารถในการจัดการทั้งกระบวนการของบุคลากรตลอดระยะเวลาการประเมิน

     โดย KPIs นั้นมีระบบประเมินที่ค่อนข้างละเอียดใช้เวลานาน มีการเตรียมเอกสาร ขั้นตอน ข้อมูลย้อนหลังประกอบในการจัดทำข้อมูลใหม่พอควร หรือองค์กรที่อาจไม่ต้องการแข่งขันสูงมากนัก เหมาะกับการทำงานในองค์กรทั่วไป องค์กรไม่หวังผลกำไร NGO ในบางพื้นที่ มีแนวทางการวัดที่ใช้ระยะเวลานาน ครอบคลุมเป็นปี เช่น งานวิจัย งานประเมินสิ้นปี ประมวลความสามารถรายปี เครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์ประสิทธิภาพในการประเมินการใช้งาน ประเมินความพึงพอใจรอบปี ประเมินประสิทธิผลรอบปี

     ส่วน OKRs นั้น เหมาะกับองค์กรที่ต้องการปรับตัวให้ทันกับการแข่งขันทางการตลาด การการปรับกระบวนการ สินค้า บริการตามไตรมาส ผลลัพธ์ทุกไตรมาสช่วยกำหนดกลยุทธ์ใหม่ๆในการแข่งขันทางเศรษฐกิจ เช่น ธุรกิจด้านการสื่อสาร  ธนาคาร งานสนับสนุนการบริการทั้งภาครัฐวิสาหกิจ ธุรกิจด้านสุขภาพความงาม  ธุรกิจการแข่งขัน งานออกแบบ งานนำเสนอสินค้าบริการใหม่ๆ

     เน้นการคิด Objectives &Key Results ประเมินรายสัปดาห์รายเดือน Managerมีการประชุมทุกไตรมาส เมื่อจบไตรมาสนั้นๆ ก่อนขึ้นไตรมาสใหม่เริ่มคิด OKRs ใหม่ ในหน้าที่งานหลักไม่ใช่งาน Routine (Key Job No Daily Job)  มีความยืดหยุ่นแก้ไขตามงานจริง ไม่มีตัววัดผลสำเร็จตัวไหนได้คะแนนเต็ม 100 % หรือในทางทฤษฎีกล่าวว่า Sweet -Spot 70  % อัตราความสำเร็จอยู่ไม่เกิน 70 % บางองค์กรขออัตราความสำเร็จไปที่ 80 % พอรับได้

     ในทางกลับกัน แต่เดิมท่านอาจพบ KPIs บางองค์กร อัตราความสำเร็จที่ตั้งไว้ เรียกว่า “Performance Agreement” ไปถึง 100 % บางองค์กรตั้งเกิน 100 -200 % ด้วยซ้ำไปซึ่งเป็นไปได้น้อยมากที่สุด ที่ความสามารถการในการจัดการจะดีเยี่ยมเกินเกณฑ์ แสดงว่างานนั้นอาจมีความเป็นไปได้ว่าเป็นแบบงานสังเคราะห์ (Synthesis) ขึ้นใหม่  นั่นแสดงถึงท่านกำหนดตัววัดผลง่ายไป ทำให้ตัววัดผลสำเร็จตามเกณฑ์ วิธีการวัดไม่ท้าทาย วัดตามความสามารถที่ทำได้

     ผู้เขียนจึงแนะนำไปว่า “ควรเปลี่ยนหัวข้อการวัดผลเป็นด้านอื่น เรื่องอื่น ปรับเวลา เก็บข้อผิดพลาด ปรับอัตราความสำเร็จ”  นั่นคือการประเมินผลแบบ KPIsที่ผ่านมา….

     แต่ในการวัดแบบ OKRs นั้นยอมรับได้แค่ 70 % ถือว่าท่านทำได้สำเร็จตามเป้าหมายแล้ว การวัดผลแบบ OKRs จึงเหมาะกับ New Generation  ชอบคิด ชอบพัฒนาตามความสามารถ ทำงานโดยคิดนอกกรอบ ไม่เน้นวิธีการมาก เน้น ผลสำเร็จตามกรอบวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ Objective คือคำถามว่า .. . “เราจะทำอะไร” (What)  แต่ Key Results คือ Tactics (วิธีการไปให้ถึงObjectives ทำอย่างไร)

     ถ้าองค์กรไหน มีพนักงานส่วนมากชอบแบบ “รับคำสั่ง” มากกว่า “คิดนอกกรอบ”  ท่านควรพิจารณาทบทวนอีกครั้งว่า จะใช้ KPIs หรือ OKRs ดี ??  

     สำหรับเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการ OKRs  นั้นแนะนำว่าหากท่านเริ่มจัดทำระยะแรก ไม่จำเป็นต้องทุ่มเทซื้อโปรแกรมที่ผลิตมาขายตามท้องตลาดทั่วไปซึ่งมีราคาค่อนข้างสูง  

     ในระยะแรกผู้เขียนแนะนำให้สร้างSheet เองจากโปรแกรม Microsoft Excel /Word เพื่อติดตามทำ OKRsไปสักระยะ 1-2 ไตรมาส หรือมองในระยะยาวมีการจัดทำ OKRsทั้งองค์กร  ร่วมกันประชุมตัดสินใจเขียนโปรแกรม Software สนับสนุนแบบออนไลน์

     ตัวอย่างเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการ OKRs (OKRs Tools)

     1. โปรแกรมคำนวณ Spreadsheet จาก Microsoft Office ใช้คำนวณตัวเลขที่ตั้ง KRs คะแนนเกรด (OKRs Grading) ภาพรวม ผลการคำนวณจะตรงกัน ค่าความเชื่อมั่นสูง

     2. File Document อาจสร้างจาก Microsoft -Word /Microsoft- Excel สร้างแบบเดียวกันทั้งองค์กร ทำไฟล์เอกสารลงส่วนกลาง สะดวกในการดูทุกไตรมาสของฝ่ายบริหาร ผู้จัดการ หรือแม้แต่พนักงานเอง สามารถเข้าไปดูอัตราความสำเร็จของตนเองแต่ละไตรมาส ข้อดีของการทำโปรแกรมนี้ คือไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย

     3. Manual Paper Sheet ใบติดตาม OKRs ตามไตรมาส (แบบฟอร์มเอกสาร) ในแบบนี้อาจสะดวกช่วงแรก หรือสำหรับผู้ไม่ถนัดใช้คอมพิวเตอร์ แต่หากเอกสารสูญหายข้อมูลไม่มีเก็บไว้  ที่สำคัญเปลืองพื้นที่การจัดเก็บเอกสารเล่มแฟ้ม

     4. โปรแกรม OKRs Software เป็นโปรแกรมที่แต่ละองค์กรออกแบบเองตามความเหมาะสม รูปแบบการวัด แบบฟอร์มกรอกข้อมูลออกแบบให้เหมาะสมตามตำแหน่ง จำนวนบุคลากร สามารถสรุปผลตามไตรมาสผ่านระบบออนไลน์ของบริษัท เหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากมีสาขาอื่นๆ ดังนั้น โปรแกรมเมอร์ของบริษัทจะเขียนขึ้นโดยกำหนดแบบฟอร์มผ่านระบบลิงค์ของเวบไซค์บริษัท เพื่อป้องกันด้านความปลอดภัยของข้อมูล ตั้งรหัสการเข้าผ่าน กำหนดระดับผู้ที่เข้าดูแก้ไขได้  

     ข้อดี ของโปรแกรมนี้คือใช้ง่าย ออนไลน์  โปรแกรมเมอร์ปรับเปลี่ยนแบบฟอร์มเองได้ตามความต้องการแต่ละไตรมาส สามารถดึงข้อมูลแบบประมวลผลภาพได้ตลอดเวลา ผู้บริหารเห็นภาพรวมของ OKRs ได้ง่าย ข้อเสีย ผู้เขียนโปรแกรมต้องเข้าใจรายละเอียดการวาง Platform จากผู้รู้ OKRs  ไม่เช่นนั้นเสียเวลาในการเขียน

     5. โปรแกรมที่ขายออนไลน์ใน Internet เช่น Weekdone,Betterwork,Perdoo,Atiim,15 Fire  etc. แต่ละโปรแกรมจะมีราคาแตกต่างไปโดยคิดราคาต่อคนไปตามค่าเงินของประเทศที่ผลิตโปรแกรมนั้น เช่น เริ่มต้น 200 กว่าบาทต่อคน หากท่านต้องการทำ OKRs 100 คน =  200x100-> 20,000 บาท บางที่ซื้อแบบปีต่อปี บางโปรแกรมซื้อ

     ระยะยาว ข้อดีคือ ง่ายต่อการนำมาใช้ได้เลยทันที แต่ข้อเสียคือ โปรแกรมอาจไม่เหมาะในระยะยาว ดูยาก รูปแบบไม่ตรงตามที่องค์กรต้องการ

     ในครั้งต่อไปตอนที่ 3 ผู้เขียนจะมาเล่าเรื่องการให้เกรด OKRs (OKRs Grading) ทำอย่างไร ? จะให้ถูกต้อง มีความเสมอภาค  และตัวอย่างการทำ OKRs แบบง่ายมาเป็นตัวอย่างไปใช้จริง