เตรียมปฐมนิเทศพนักงานใหม่มีประสิทธิภาพ ?

     ใครกันคิดว่าการปฐมนิเทศเป็นเรื่องไม่สำคัญ แค่พูดคุยทั่วไปน่าจะเพียงพอ สะดวกไม่เปลืองเวลางาน วันแรกให้เขาลงปฏิบัติหน้างานทันที โดยไม่มีกรอบแนวทางไม่มีคำแนะนำโครงสร้างส่วนอื่นๆในบริษัทให้เขาทราบ  เท่ากับคุณพลาดโอกาสนาทีทองคล้องใจคนอยู่ทำงาน  

     การสร้างภาพลักษณ์แรกให้พนักงานใหม่ประทับใจแบบFirst Impression ไม่ว่าคนไทยคนต่างชาติสำคัญมาก ฝ่ายบุคลากรควรมีข้อมูลแน่นๆแบบพอดิบพอดี มีการวางแผนงานที่ดีทั้งทีมบุคคลและแผนกงาน ช่วยให้พนักงานใหม่พยากรณ์ทางเดินชีวิตตนเอง เขาควรอยู่บนเส้นทางขององค์กรที่เขาเลือกแบบถาวรหรือไม่ หรือโกยจากไปตั้งแต่สัปดาห์แรก  

     วันนี้ ผู้เขียนนำเทคนิคการเตรียมตัวกำหนดการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มาบอกเล่าให้ฟัง เชื่อแน่ว่าช่วยทำให้ฝ่ายบุคลากรมีมาตรฐานที่ดี ช่วยธำรงรักษาคนเก่งที่ฝ่ายสรรหาเฟ้นหามาอยู่คู่องค์กร

     ปฐมนิเทศต้องเตรียมเรื่องใดบ้าง

     1) เตรียมข้อมูลเรื่องหน้าที่สัญญาการว่าจ้างให้ชัดเจน (Prepare for new employees)  ข้อนี้สำคัญ ก่อนเริ่มงานทั้งฝ่ายบุคคลและหัวหน้าส่วนงาน ต้องชัดเจนเรื่องหน้าที่ที่พนักงานใหม่มาดำรงตำแหน่ง รวมถึงหากมีใบสัญญาแจ้งรายละเอียดตำแหน่งหน้าที่ เงินเดือน และสวัสดิการอื่นๆ ที่พนักงานใหม่พึงมี  เมื่อทำงานแต่ละช่วงเวลา มีการประเมินอะไรบ้าง หรือหากผ่านหรือไม่ผ่านช่วงทดลองงาน พนักงานใหม่ต้องดำเนินการอย่างไร

     2) เตรียมพี่เลี้ยงดูแลคู่คิดตั้งแต่วันแรกที่เริ่มงาน (Prepare for Buddy mentors) พี่เลี้ยงในที่นี้หมายถึงรุ่นพี่ที่ทำงานระดับเชี่ยวชาญอายุงาน 3 ปีขึ้นไป ช่วยเป็นเสมือนบัดดี้คู่ใจ คอยให้คำปรึกษาทั้งเรื่องสอนงาน การปรับตัว การแก้ปัญหา ข้อเสนอแนะที่ดี มีความรักมีทัศคติที่ดีต่อองค์กร ในการจัดพี่เลี้ยงนั้นหัวหน้างาน ควรเลือกวางกรอบแนวทางหรือไกด์งาน แบบมีกิจลักษณะช่วยดูแลตลอดระยะเวลากระทั่งผ่านทดลองงาน บางแห่งจัดทำคู่มือการเป็นพี่เลี้ยงและหัวข้อการสอนน้องใหม่ตามหลักขั้นตอนงาน (Work Instruction) เรื่องทำคู่มือ นี้ถือว่าดีเป็นแนวทางการประเมินพนักงานใหม่ว่า มีการอบรมเรื่องใดไปบ้างแล้ว เหลือหัวข้อใดบ้างที่เขาไม่เข้าใจต้องเรียนรู้เพิ่มเติม

     3) เตรียมแบบประเมินสอบถามพนักงานใหม่ (Use an orientation checklist) เรื่องแบบประเมินนี้ หลายคนอาจไม่คาดคิดว่า มีส่วนสำคัญมาก ยิ่งพนักงานใหม่เรา เก่าจากที่อื่น มีความคาดหวังมากขึ้นเท่าตัว ส่วนพนักงานจบการศึกษาใหม่มีความคาดหวังเรื่องทัศนคติต่องานต่อคน เสมือนผ้าขาวสะอาดอาจเป็นไปได้ว่าข้อมูลที่ได้จะเป็นส่วนหนึ่งในการจัดกิจกรรมวางแผนเพื่อสนับสนุนหน่วยงาน เพื่อให้พนักงานใหม่ทุกตำแหน่งดำรงชีวิตอยู่ในส่วนงานอย่างสุขใจ มีสวัสดิภาพที่ดี ทำงานแบบ Happy Workplace  หัวข้อในการทำแบบสอบถาม เน้นใน 3 ประเด็น คือ ส่วนแรกสอบถามข้อมูลทั่วไปด้านข้อมูลพื้นฐานตนเอง  ส่วนที่สองสอบถามเรื่องความรู้ในหน้าที่งานและส่วนที่สาม ความคาดหวังต่องงาน ต่อองค์กร การวางแผนอนาคต

     4) เตรียมข้อมูลให้ความรู้ที่ครอบคลุม (Cover needed information) เริ่มตั้งแต่แผนผังโครงสร้างองค์กร นโยบาย กฎระเบียบการทำงาน สิทธิประโยชน์ในการทำงาน สวัสดิการรักษาพยาบาล นโยบายด้านความปลอดภัย สถานที่จอดรถ วันหยุดประจำปี เวลาเข้างาน แบบฟอร์มการเขียนใบลาใบแจ้งต่างๆ  แผนการพัฒนาตามสายอาชีพ รวมถึงหน้าที่งานที่เขาต้องรับผิดชอบแต่ละส่วนงาน เป็นต้น  หากมีเวลาที่เหมาะสมควรพาเดินแนะนำแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสร้างสายสัมพันธ์ต่างแผนก และสร้างความคุ้นเคยในเบื้องต้น

     5) เตรียมการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่น่าสนใจ (Present orientation information effectively) ไม่จำเป็นการปฐมนิเทศมีเฉพาะ PowerPoint อาจสอดแทรกวีดีโอแนะนำสถานที่ แนะนำบุคคล วีดีโอคำกล่าวเปิดงานต้อนรับ โปรแกรม E-Learningทดสอบผ่านหน้าจอมือถือหรือคอมพิวเตอร์ แจกคู่มือแนะนำ ใบความรู้อื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพิ่มกิจกรรมเกมละลายพฤติกรรม (กรณี มีจำนวนผู้เข้าอบรมจำนวนพอควรทำกลุ่มกิจกรรมได้)

     6) หลีกเลี่ยงการปฐมนิเทศแบบให้ข้อมูลและวิชาการมากๆ (Avoid information overload) ในวันแรกๆ ควรให้ข้อมูลทั่วไปแต่พอดี ไม่ควรเน้นการทดสอบจริงจัง สอนแนวบรรยายให้พนักงานใหม่ขมวดคิ้วไขว้กัน โดยเฉพาะวันแรกๆการรับรู้ข้อมูลส่วนใหญ่ในแบบหยั่งเชิง ไม่ควรอัดแน่นๆวิชาการให้เขามาก อาจส่งผลในเชิงลบมากกว่าบวก ควรเน้นการให้ข้อมูลทั่วไป การบริการ การปรับตัว ปรับทัศนคติที่ดีในการเริ่มงาน

     7) เตรียมวางแผนการประเมินและติดตามเป็นระยะในช่วงทดลองงานถึงปีแรก (Evaluation and Follow -up) หน้าที่นี้ ฝ่ายบุคคลต้องดำเนินการวางกรอบการทำงานร่วมกับหน่วยงาน มีการประเมินผลปฏิบัติงานอย่างน้อยทุกเดือน มีชั่วโมงการพูดคุยระหว่างพี่เลี้ยงหัวหน้างานร่วมกับพนักงาน หากพนักงานเป็นชาวต่างชาติ ฝ่ายบุคคลต้องคัดสรรคัดเลือก ผู้แปลภาษาทำความเข้าใจในการประเมินให้เขา  ดังนั้นในข้อนี้ สอดคล้องกับการทำแผนงานหรือคู่มือฝึกพนักงานใหม่ ซึ่งแผนงานนี้ควรล้อไปกับแผนงานการพัฒนาสายงานการเติบโตสายอาชีพ (Career Path) ของระดับองค์กร สำคัญคือวางแผนดีเพียงใด ไม่การ Feedback สะท้อนผลปฏิบัติงานให้เขาทราบทิศทางพัฒนา คงเสียเวลาเปล่า ….