เคล็ดลับลดความตื่นเต้นเมื่อพูดในที่ประชุม ?

     การพูดในที่ประชุมที่ค่อนข้างเป็นทางการ โดยเฉพาะการประชุมที่ผู้ฟังมีตำแหน่งหน้าที่อาวุโสในองค์กร ผู้ฟังหลายส่วนงาน หลากหลายกลุ่มอายุ การเตรียมตัวเตรียมข้อมูลในการพูดถือเป็นเรื่องที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์ผู้พูดอย่างมาก ไม่เพียงแต่ข้อมูลที่ต้องเตรียมให้มากพอ การนำเสนอให้น่าฟังจับใจ แต่ผู้พูดต้องมีความมั่นใจมีความรู้รอบด้านในเรื่องที่พูดขณะนั้น ไม่เปิดเผยบุคลิกภาพความหวั่นใจให้คนฟังต้องจับจ้อง

     เรื่องที่พูดหากเรื่องใดไม่ทราบข้อมูลจริงๆ ไม่ควรตอบ “ไม่รู้” แต่เปลี่ยนเป็น “นำข้อมูลมาให้ภายหลังหรือถามผู้รู้ที่อยู่ในเหตุการณ์ช่วยตอบ”

     เคล็ดลับการเตรียมความพร้อมนี้ ช่วยลดความตื่นเต้นวิตกกังวลเมื่อพูดในที่ประชุมต่อไปนี้ ทำให้คุณมีความมั่นใจในการพูดมากขึ้น รวมถึงเรียกความศรัทธาจากผู้ฟังได้แบบไม่อายใครแน่นอน

    1. รู้จักผู้เข้าร่วมประชุม

       : ต้องรู้จักข้อมูลผู้ฟังที่เข้าร่วมประชุมบ้าง หากมีข้อมูลเบื้องต้นยิ่งดี เช่น เพศ แผนก อายุงาน ประสบการณ์ ความถนัดหรือความสามารถที่เขามีอยู่ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยในการประเมินผู้ฟังเบื้องต้น เพื่อให้การเตรียมข้อมูลพูดของเราเข้ากับความรู้ความสามารถผู้ฟัง บางกรณี อาจมีผู้ฟังชาวต่างชาติ ผู้พูดต้องสอบถามความเข้าใจภาษาหรือเตรียมเอกสาร เตรียมล่ามเพื่อใช้ในการแปล ทำให้การประชุมรับฟังน่าสนใจมากขึ้น

    2. ต้องศึกษารอบด้านเรื่องที่พูด

     : เทคนิคในการศึกษาข้อมูลที่พูดนั้นต้องมี 3 เรื่องในการศึกษา คือ ข้อมูลปัจจุบันที่เกิดขึ้น ข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาซึ่งมีผลต่อข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลที่คาดการณ์ในอนาคต(จากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้) โดยทุกชุดข้อมูลต้องมีเหตุและผลประกอบ ทั้งบุคคล การค้นคว้าหรือเทคโนโลยีสนับสนุน เมื่อคุณต้องนำเสนอในที่ประชุมไม่ว่าจะเป็นภาพประกอบ แผนภาพ กราฟต่างๆ แหล่งค้นคว้างานวิจัยที่เกี่ยวข้อง เทคโนโลยีสนับสนุน ไม่ว่าท่านใดจะสอบถามอย่างไรคุณสามารถตอบได้สมเหตุสมผล ดูแล้วเป็นมืออาชีพมากๆทีเดียว

     3. เขียนหรือร่างข้อมูลลงแผนที่ความคิด

        : เขียนข้อมูลที่ต้องการนำเสนอลงแผนที่ความคิด(Mind Mapping) ตรงกลางคือหัวข้อใหญ่ที่พูดในที่ประชุมนั้น หัวข้อย่อยๆ ใส่ลงรายรอบแผนที่ ค่อยๆเขียนลงไปทีละข้อ แตกยอดแตกย่อยความคิด ข้อมูล ภาพประกอบอื่นๆ ไปเรื่อยๆ เมื่อมีความคิดใหม่ๆค่อยๆเพิ่มใส่ไปให้ครบ แล้วค่อยนำเรื่องที่ลำดับจัดทำเป็นชุดข้อมูลนำเสนอในรูปแบบต่างๆ เช่น เอกสาร,Speech,PowerPoint,Workshop ต่อไป

     4. ใส่ลูกเล่นในคำพูด

       : การพูดไปเรื่อยๆ ตามข้อมูลแบบโมโนโทน ทำให้เสียบรรยากาศ ในการประชุมดูง่วงเหงาหาวนอน ฝึกใส่ลูกเล่นลงคำพูด ในบทนำ ช่วงเนื้อหา ช่วงสรุปหรือเน้นๆก่อนพูด ฝึกใส่ไล่ระดับเสียง 5 ระดับในสถานกาณ์ที่เหมาะสมตามประโยคที่ต้องการสื่อสาร โดยลูกเล่นนั้นต้องไม่ทำให้เนื้อหาการประชุมตึงเครียดหรือเล่นมากไป เช่น กล่าวพูดคำสุนทรพจน์ผู้มีชื่อเสียงระดับโลก เกริ่นคำนำแบบนักปรัชญา เสนอภาพให้ผู้ฟังฝึกคิด หรือท่วงท่าที่ดูสะดุดตา เหล่านี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ในที่ประชุมเป็นแบบใด พิธีการหรือประชุมแผนกย่อย

     5. ฝึกซ้อมก่อนพูดจริง

     : เรียกว่า Workshop ตัวเองก่อนขึ้นเวทีจริง ฝึกพูดเดินไปรอบๆห้องคล้ายเดินในที่ประชุม ฝึกมองแบบ 180 องศา ฝึกนำเสนอ ชี้แจง ฟังคำถาม ที่สำคัญในช่วงฝึกซ้อมควรทดลองบันทึกเสียงตนเองฟัง ทำให้รู้จังหวะเสียง ความหนักเบาในการนำเสนอ

     6. ทำบันทึกลงกระดาษเล็กๆหรือโน้ตใส่ในโทรศัพท์ 

      : บันทึกหัวข้อที่จะนำเสนอลงกระดาษเล็กๆหรือโน้ตใส่โทรศัพท์ ใส่ไอแพด ทั้งช่วงเวลา ระยะเวลาที่นำเสนอแต่ละช่วง ข้อความ ภาพสำคัญที่ต้องเสนอแต่ละขั้นตอน เรียกว่า “บันทึกกันลืม” ช่วยได้ดีกรณีนักพูดมือใหม่หรือนักพูดมือเก่าที่ข้อมูลวิชาการจำนวนมากๆ ระยะเวลานำเสนอค่อนข้างนาน

     7. ติดปีกตัวเองก่อนบิน

         : ลดความตื่นเต้นกังวล ก่อนพูดโดยการคิดและพูดเชิงบวกกับตัวเอง “เราทำได้ ไม่มีปัญหา สู้โว๊ยยย”  นั่นแหล่ะเรียกว่าการบิ้วตัวเอง

       เพราะนักพูดมือใหม่มักวิตกกังวล สิ่งที่ยังไม่เกิดเช่น จะพูดได้ไหม? คนจะถามอะไรเราบ้าง? จะสั่นไหมเรา? ข้อมูลดีหรือยัง? เหล่านี้คือความคิดเชิงลบสร้างความวิตกกังวลพาลให้คุณมีความกลัวก่อนการนำเสนอจริง นอกจากจะกระตุ้นพลังในความคิดเราแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ทำให้คุณมีความมั่นใจแบบสง่างาม คือการแต่งกาย เสื้อผ้า หน้า ผม ที่เหมาะสมกับสถานการณ์ ใส่แล้วเกิดความมั่นใจในการเดิน การยืน การพูด 

       เคล็ดลับง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณเตรียมตัวเป็นผู้พูดที่ดี หมั่นฝึกฝนพูดในที่ประชุมบ่อยๆ ทุกสัปดาห์ สั่งสมประสบการณ์การตอบคำถาม การนำเสนอข้อมูล ต่อไปในภายหน้าคุณจะรู้สึกสนุกกับการพูด พร้อมพูดในทุกสถานการณ์แม้ไม่ได้เตรียมตัวมาแต่คุณมีคู่มือดีๆอยู่ในสมองเพียบแล้ว …