นักสื่อสารที่ทรงพลังมีนิสัย 10 ข้อ

     “หัวใจของการสื่อสารคือการส่งมอบ” นั่นหมายถึงทุกครั้งที่ท่านจะสื่อสารไม่ว่าช่องทางใด เท่ากับได้ส่งมอบของขวัญที่ล้ำค่าให้ผู้รับในวินาทีนั้น แต่หลายเหตุการณ์ที่ผ่านมาอาจทำให้ใครบางคน พลาดโอกาสที่ดีที่สุดในการส่งมอบนั้นไปอย่างน่าเสียดาย

     คนพูดดีสื่อสารได้ใจความไม่จำเป็นคนเรียนเก่ง พูดเก่งเสมอไป แต่ขึ้นอยู่กับการเลือก เครื่องมือ (Tools) ในการสื่อสารได้ตรงใจตรงคนมากกว่า

     ผู้นำที่ทรงอิทธิพลขององค์กร ประเทศชาติ นานาประเทศจึงใช้โอกาสการสื่อสารสร้างสัมพันธภาพ การรับรู้ การเข้าใจด้วยการสื่อสารที่ทรงพลังส่งต่อสร้างมิตรภาพ แต่ผู้นำบางส่วนก็ใช้การสื่อสารเป็นเครื่องมือทำลายความศรัทธาเชื่อถือ เชือดเฉือน ติเตียนภูมิหลังผู้คน บ่อนทำลายความรู้สึกฝ่ายตรงกันข้ามอย่างไร้ “ภาวะผู้นำ” 

     หากท่านได้อ่านบทความนี้ถือเป็นโอกาสดี ได้เรียนรู้กลวิธีปรับนิสัยการสื่อสารให้ทรงพลังสร้างเสน่ห์ชวนมอง ไม่ว่าท่านอยู่ในการงานหน้าที่อาชีพระดับใด นักธุรกิจ ผู้จัดการ หัวหน้างาน  นักขาย พ่อค้า ครู เจ้าของกิจการ คุณคือ “นักสื่อสารที่ทรงพลัง”  ไม่ใช่เรื่องยาก !!

     How to The Effective Communication ?

     การสื่อสารที่ทรงพลังทำอย่างไรกัน ?

      คำตอบคือ  “สื่อสารเป็น” …

     สื่อสารเป็นหมายถึงเลือกใช้เทคนิคการสื่อสารทั้ง คำพูด ท่าทาง คุณลักษณะ ได้ตรงกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นโดย ทุกๆการสื่อสารสนทนาให้ความสำคัญกับบุคคลที่สนทนาด้วยอย่างจริงใจ

     การส่งมอบทั้งรอยยิ้ม คำพูดการกระทำเกิดจากภายในสู่ภายนอก (Inner to Outer) 

     การสื่อสารจากภายในนั้นต้องแสดงมาจากพฤติพิสัย นิสัยและพฤติกรรมภายในของบุคคล เป็นทั้งพรสวรรค์และพรแสวงที่สามารถสร้างฝึกฝนได้ 

     นักสื่อสารที่ทรงพลังมีนิสัย 10 ข้อ ดังนี้ …

1. เป็นนักอ่าน 

     ชอบอ่านชอบการศึกษาหาความรู้ในแขนงวิชาที่หลากหลาย  ไม่เลือกอ่านหนังสือเฉพาะเรื่องซุบซิบทางสังคม แวดวงบันเทิง ชอบอ่านประเภทเชิงสร้างสรรค์เช่น ประวัติศาสตร์ การเมือง เศรษฐกิจ กีฬา พัฒนาความคิด พัฒนาตนเอง ความรู้ด้านภาษา เป็นต้น 

     ไม่จำกัดการเรียนรู้แค่ในห้องเรียน(Classroom learning) ชอบการอบรมสัมมนาเปิดมุมมอง ช่วยทำให้มีข้อมูลในการสื่อสารรอบด้าน สนทนาได้หลากหลายบุคคล มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล สังเกตว่านักอ่านที่ดีมักจดบันทึกรายละเอียดข้อมูลที่พบเจอเสมอ

     2. จดจำชื่อได้

     สามารถจดจำชื่อผู้ที่สนทนาด้วยได้ไม่ว่าเวลาผ่านไปกี่ปี รวมถึงจดจำสิ่งแวดล้อมรอบตัว ชื่อบุคคลในครอบครัว ชื่อสัตว์เลี้ยง เมนูอาหารที่ชอบ ข้อนี้ถือเป็นเสน่ห์สำคัญให้ผู้สื่อสารน่าสนใจสร้างความประทับใจแก่คู่สนใจ Wow! Wow! 

     การจดจำจึงต้องอาศัยเทคนิคเฉพาะในการจำบุคคล สิ่งแวดล้อม ถึงขนาดในต่างประเทศมีคอร์สอบรมสัมมนาเรื่อง เทคนิคการจดจำ เพราะความรู้ที่ได้รับใช้ในเชิงการสืบสวน การเรียนในมหาลัย การทำธุรกิจ บริการและโรงแรม 

     3. เริ่มต้นด้วยท่าทาง

หมายถึงการเริ่มต้นก่อนการสื่อสารทั้งทางตรงทางอ้อม ด้วยท่าทางเปิดรับก่อน เช่นคนไทยเมื่อรู้จักครั้งแรกทักทายโดยการสวัสดีหรือยกมือไหว้ตามระดับอาวุโส ส่วนคนต่างชาติทักทายโดยการจับมือหรือแนบแก้ม แต่ในกรณีที่ต้องสื่อสารท่ามกลางสาธารณะชนหมู่มาก ท่านจะสังเกตว่าการเปิดท่าทางทักทายเช่น ยิ้มกว้าง360องศา ยกมือข้างใดข้างหนึ่งผายกว้างออก ค้อมตัวเล็กน้อยทักทาย มือสองข้างกุมแนบบริเวณตำแหน่งหัวใจแนบทรวงอก เหล่านี้คือท่าทางเริ่มต้นให้ผู้ฟังรู้สึกผ่อนคลาย ผู้พูดเป็นมิตร

     4. เอาใจใส่รอบข้าง

     นักสนทนาระดับโลกเวลาขึ้นพูดบนเวที ลานสายตามองรอบข้างแบบ 360 องศา ทุกมุมที่มีผู้ฟังนั่งอยู่เพื่อส่งสัญญาณให้ผู้รับฟังทราบว่าเขาสนใจทุกคนเท่าเทียมกัน ซึ่งการใช้ลานสายตามองนั้นไม่มองผู้ฟังด้วยหางตาหรือชายตามองแค่ครึ่งตา ให้ความใส่ใจมองตรงกลางด้านหน้าที่พูด มองด้านขวา มองด้านซ้าย และอาจเดินเคลื่อนที่ไปใกล้ผู้ฟังเพื่อลดช่องว่างระยะห่าง

      เว้นเสียแต่ในช่วง Social Distancing ที่ทุกคนต้องรักษาระยะห่างระหว่างบุคคลมากกว่า 2 เมตร เป็นระยะปลอดภัยจากโควิด (Covid19)

     5. สนใจทุกคน

      นักสื่อสารที่ดีต้องสนใจผู้ฟังทุกคนที่อยู่รอบข้าง ให้ความสำคัญกับปฏิกิริยาการตอบสนองผู้ฟังรวมถึงการแสดงการยอมรับรับฟัง ต้องเตรียมข้อมูลการพูดเดาใจกลุ่มผู้ฟังก่อนว่าเขาต้องการอะไร เมื่อดำเนินการสนทนาไปได้ไม่เกิน 5 นาทีแรก ผู้สื่อสารที่ดีต้องสร้างจุดสนใจ(Key Points)ให้ได้เพื่อดึงดูดการนำเสนอ การฟังให้ครบประเด็น ดังนั้นการให้ความสนใจกับทุกคนไม่ได้หมายถึงการมองด้วยสายตา การสื่อสารถามตอบแต่รวมไปถึงการแปลความหมายบุคลิกภาพภายนอกภายในของผู้ฟังเพื่อนักสื่อสารจะได้แก้ไขตรงประเด็นที่ผู้ฟังกำลังสงสัยต้องการคำตอบ

     6. ชอบแสดงออก

การแสดงออกในที่นี้ไม่ใช่การโอ้อวด นำเสนอเฉพาะจุดที่ผู้สื่อสารต้องการนำเสนอ แต่หมายถึงการแสดงออกด้านความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ คำชี้แจงที่รวมไปถึงประสบการณ์ความเชี่ยวชาญที่สั่งสมมานาน เพื่อแชร์องค์ความรู้แก่ผู้ร่วมสนทนาด้วย ข้อดีคือทำให้ผู้ร่วมสนทนาเกิดความเชื่อมั่นสร้างจุดสนใจ เรียกความศรัทธาได้ดี อีกทั้งเป็นการเชื่อมมิตรภาพในระยะยาว

     7. ตั้งคำถาม

     การตั้งคำถามนั้นไม่ได้ใช้เฉพาะให้ผู้ฟังที่สงสัยถาม แต่นักสื่อสารที่ดีต้องฝึกตั้งคำถามปลายเปิดชี้ชวนให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการสนทนาเชิงสร้างสรรค์เพื่อเปิดโอกาสด้านการพัฒนาความคิดเห็นแบบ “Growth Mindset”  โดยเฉลี่ยการสนทนากลุ่มใหญ่ระยะเวลาใน 1 ชั่วโมงไม่ควรถามคำถามเกิน 2 ข้อ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่สื่อสารด้วยว่าเป็นการสอนเชิงทดสอบความรู้หรือการกล่าวสุนทรพจน์ทั่วไป กรณีการสื่อสารในที่สาธารณะจะเน้นการโยนคำถามไปที่กลุ่มผู้ฟังไม่เกิน 2 คำถามต่อการกล่าวหนึ่งโอกาสกำลังเหมาะสมและไม่มากเกินไป

     การตั้งคำถามเน้นการแสดงความคิดเห็นร่วมกันไม่ได้ตัดสินการถูกผิด เว้นเสียแต่การถามในห้องอบรมบรรยายเพื่อประเมินความเข้าใจในประเด็นนโยบาย กลยุทธ์ที่สำคัญต่อองค์กรสามารถถามคำถามแบบปลายปิดได้เช่น ใช่หรือไม่ใช่ ถูกหรือผิด ข้อ1หรือข้อ2 เป็นต้น 

     8. ชื่นชมยินดี

    การชื่นชมคือศิลปะการพูดขนานหนึ่ง เสริมสร้างแรงจูงใจและสนับสนุนการรับฟัง นักสื่อสารผู้พูดไม่ว่าการประชุมกลุ่มย่อย ประชุมองค์กร พูดในที่สาธารณะต้องรู้จักสร้างแรงจูงใจด้วยใจจริง ชื่นชมบุคคล สิ่งแวดล้อม สิ่งที่พบเจอในสถานการณ์นั้น เช่น ถนนหนทาง บรรยากาศรอบข้าง ผู้คนที่พบเจอ รอยยิ้มที่ได้รับ การต้อนรับที่อบอุ่น ผลการประเมินทดสอบ เป็นต้น 

     9. มีความยืดหยุ่น

    ในบางสถานการณ์นักพูดผู้สื่อสารอาจเจอเหตุการณ์ไม่คาดคิดทำให้การสนทนาไม่เป็นไปตามเป้าหมายเช่น บรรยากาศในห้องสนทนาคับแคบ เครื่องเสียงไม่อำนวย ถูกตัดทอนเนื้อหาบางส่วน ผู้เข้าร่วมฟังจำนวนน้อยเดินสลับผลัดเปลี่ยนเข้าออกตลอดช่วงบ่ายเนื่องจากติดภาระหน้าที่งานในช่วงนั้น

    นักสื่อสารต้องยืดหยุ่นข้อมูลนำเสนอ การรวบข้อมูลให้กระชับชัดเจนขึ้นและหากเป็นประเด็นสำคัญให้นัดหมายการสนทนาเฉพาะกลุ่มอีกครั้งในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งการนัดหมายอาจเป็นลักษณะประชุมกลุ่มออนไลน์ สนทนาทางโทรศัพท์ หรือส่งข้อมูลทาง E-Mail เป็นต้น 

     10. รักษาเวลา

     การรักษาเวลาเป็นหัวใจสำคัญในการพูด การพูดที่ดีต้องเตรียมเผื่อเวลาก่อนจบประเด็นไว้ 5-10 นาทีเพื่อตอบ-ถามคำถาม

     ให้ผู้พูดเตรียมข้อมูลการพูดในหนึ่งสถานการณ์นั้น แบ่งเป็น 3 ช่วง 

• ช่วงแรก : พูดเกริ่นนำ (ใช้เวลา 5 นาทีแรก)
• ช่วงที่ 2  : พูดเนื้อหา (อาจเสนอด้วยคำพูด วีดีโอภาพ แผนภาพประกอบPowerPoint)
• ช่วงที่ 3  : สรุปประเด็น (สรุปเป็นภาพใหญ่ๆ อาจใช้ภาพหรือสัญลักษณ์เข้ามาช่วยการจดจำข้อมูลใช้เวลา 5 – 15 นาที)

    จงจำไว้ว่า นักสื่อสารที่ดีต้องมี 3 ช่วงเวลานำเสนอแบบ Present Like A Pro

     “ต้นเรื่องประทับใจ ตอนกลางได้ความรู้ ตอนท้ายอยู่ในใจไม่ลืม ”