แนวทางวางแผนอัตรากำลังยุค HR 5.0 (Agile Workforce Planning for HR 5.0)

"องค์กรในยุค 5.0 ต้องให้ความสำคัญกับการวางแผนอัตรากำลังคนเทียบเท่ากับควบคุมคุณภาพสินค้าบริการ วางแผนอัตรากำลังให้เหมาะสมตามความจำเป็น เพิ่มประสิทธิภาพคนให้มีทักษะที่หลากหลาย เวลาในการทำงานยืดหยุ่น ทั้งสถานการณ์แบบปกติหรือการทำงานแบบไม่ปกติ ดังในช่วงสถานการณ์โควิดที่ผ่านมา"

     การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วจากภาวะวิกฤติด้านสุขภาพโรคติดต่อทั่วโลก อันเนื่องมาจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด (Covid19) ทำให้ทุกองค์กรต้องกลับมาทบทวนกระบวนการทำงานทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ทำอย่างไรให้ทุกคนได้ทำงานประสานงานกัน  พัฒนากระบวนการทำงานเชิงรุกมากกว่าตั้งรับ 

     อีกทั้งการเปลี่ยนแปลงที่ไม่อาจคาดเดาได้อีกหลายปัจจัย ทั้งด้านเศรษฐกิจ การเมือง การลงทุนการค้า กำลังซื้อกลุ่มประชากร สิ่งที่องค์กรสามารถทำได้ ณ ช่วงเวลานี้คือ การปรับตัว ปรับการทำงานให้เข้ากับรูปแบบการดำเนินชีวิตคนยุคดิจิทัล ใช้กระบวนการสื่อสาร การติดตามงานทางออนไลน์มากขึ้น

     เดิมการวางแผนอัตรากำลังในยุค HR 4.0 มีรูปแบบการจ้างงานแบบมีหลักเกณฑ์แน่นอน มีการจูงใจผู้มาทำงานด้วยการให้ค่าตอบแทน การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งงาน รูปแบบในการจ้างงาน เช่น การจ้างแบบทำงานเต็มเวลา (Full Time) การจ้างแบบชั่วคราว (Part Time) การจ้างแบบอิสระทำเป็นครั้งคราว (Freelancer) การจ้างงานจากบุคคลภายนอก (Outsource) 

    การวางแผนอัตรากำลังคนในยุค HR 5.0 จึงแตกต่างจากเดิม ตรงที่การวางแผนจ้างงาน ลักษณะการทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นทั้ง  สัดส่วนงาน เวลางาน สถานที่ทำงาน 

    ตามหลักการของ Neelie Verlinden & Adam Gibson  แนวทางการวางแผนอัตรากำลังคนที่เหมาะสมมีองค์ประกอบ 7 (Seven Rights) ข้อ เป็นแนวทางการวางแผนอัตรากำลังคนในปัจจุบัน ซึ่งผู้เขียนได้ระบุรายละเอียดอธิบายเนื้อหาเพิ่มเติมบางส่วน เพื่อให้เข้าใจง่ายในการนำไปใช้ ให้เหมาะสมแต่ละองค์กร 

 การวางแผนอัตรากำลังคนที่เหมาะสมมีองค์ประกอบ  7 ข้อ  ดังนี้

     1. The Right Capability

     : เฟ้นหาบุคลากรผู้มีความรู้ความสามารถ(Talent People) เพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างเต็มกำลังความสามารถ 

     2. The Right size

     : จำนวนบุคลากรเพียงพอเหมาะสมตามความจำเป็นในงานจริง แต่ละแผนกแต่ละส่วนงานสามารถระบุเป็นตัวเลขได้ว่า แต่ละแผนกขาดอัตรากำลังคนกี่คน จำนวนจริงที่เหมาะสมควรมีกี่คนต่องาน โครงการนั้นๆ (ข้อนี้ ต้องอาศัยฐานBaselineข้อมูล การวิเคราะห์อัตราคนต่อเวลางานเทียบค่าเฉลี่ยรวมหรือวิเคราะห์คนต่องาน เรียก Job Analysis)

     3. The Right Location 

     : บุคลากรผู้ดำรงตำแหน่งนั้นได้ทำงานตามหน้าที่ความสามารถ ตรงประสบการณ์ที่ดำรงตำแหน่ง ตามแผนผังโครงสร้างงานในองค์กร (Organization Charts) ตรงกับแนวคิด “เลือกคนตรงกับงาน” โดยบางองค์กรไม่แน่ใจในการจับลงตำแหน่งใดเหมาะสมกว่ากัน จึงมีนโยบายช่วงทดลองงานพนักงานใหม่ทุกคนต้องมีการสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน (Rotation) ในแผนกงานอื่นๆที่อาจเกี่ยวข้อง เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความถนัดความชอบและเมื่อครบกำหนดทดลองงาน สามารถเลือกลงตำแหน่งงานตามสถานที่ที่เหมาะสมกับตนเองได้

     4. The Right Time

     : จำนวนบุคลากรเหมาะสมเพียงพอในช่วงเวลาที่จำเป็น เช่น ช่วงงานเร่งด่วน OT หรือ ช่วงงานล้นงานจำนวนมากปริมาณความต้องการสินค้าเพิ่มสูง

     5. The Right Cost

     : ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมต่อการจ้าง คำนึงถึงตั้งแต่การจ่ายให้แก่พนักงานตั้งแต่แรกรับกระทั่งเกษียณอายุงาน ต้นทุนค่าใช้จ่ายบุคลากรในการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง หรือค่าใช้จ่ายในการจ่ายค่าทดแทน ค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นให้แก่ชุมชนโดยรอบอันเนื่องมาจากผลกระทบการประกอบธุรกิจหรือหยุดดำเนินกิจการ

     6. The Right Risk

     : ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกขณะทุกรูปแบบ อยู่ในเกณฑ์ที่องค์กรรับได้ไม่ว่าจะเป็นความเจ็บป่วย สุขภาพ การบาดเจ็บ การสูญหาย การเสียทรัพย์สิน สภาวะสิ่งแวดล้อมอื่นๆที่มากระทบ ความเสี่ยงนี้อาจมีโอกาสเกิดขึ้นได้ จึงควรคำนึงถึงมีการวางแผนสำรองหรือป้องกันไว้

     7. The Right Shape 

     : มีอัตราส่วนการจ้างงานผู้บริหารต่อผู้ปฏิบัติงานที่เหมาะสม สัดส่วนความเท่าเทียมทางเพศในการจ้างงานเพศชายต่อเพศหญิง LGBTQ สัดส่วนความเท่าเทียมการจ้างงานตามลักษณะทางกายภาพ  เช่น อัตราส่วนผู้จัดการบริหารจัดการโครงการแต่ละทีม อัตราสัดส่วนผู้จัดการต่อการดูแลพนักงานผู้ปฏิบัติงานแต่ละแผนกโดยผู้จัดการนั้นสามารถบริหารจัดการทีมได้ถึง 100 คน

     โดยอาจมีผู้ช่วยผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนก 1 คน ดูแลทีมงานด้านงานปฏิบัติหน้างาน (Operation) สัดส่วนหัวหน้างานต่อพนักงานไม่ควรเกิน 1: 50 คน (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหน้างานเป็นลักษณะใด งานผลิต งานติดตั้ง งานเอกสาร)

     อัตราสัดส่วนบุคลากรตามข้อกำหนดกฎหมายการจ้างงานคนพิการตาม พ.ร.บ. ส่งเสริมและพัฒนาคุณภาพชีวิตคนพิการ พ.ศ. 2550 มาตรา 33 กรณีสถานประกอบการรัฐและเอกชนมีสัดส่วนลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป ต้องจ้างงานผู้พิการ 1 คน

     ทั้ง 7 ข้อนี้ จึงเป็นแนวทางให้แต่ละองค์กรนำมาทบทวนวางแผนจัดทำอัตรากำลังคนให้ยืดหยุ่นเหมาะสม ดังนั้น การวางแผนอัตรากำลังคนในปัจจุบันจึงมีรูปแบบการว่าจ้างที่หลากหลายมากขึ้น จากการจ้างแบบปกติทั่วไป เช่น 

กลยุทธ์การจัดอัตรากำลังคนในยุค HR 5.0 เพื่อให้เข้ากับบุคลากรยุคใหม่ ควรบริหารจัดการเรื่อง ความยืดหยุ่นในการทำงาน ของบุคลากร เช่น

      โดยมี เครื่องมือ(Tools) การติดตามแต่ละขั้นการทำงาน ติดตามประเมินผลสำเร็จของการปฏิบัติงาน ผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือมือถือในรูปแบบ Application สามารถตรวจข้อมูลผ่านระบบ Windows  iOS หรือ Android ได้ 

     ดังนั้น การจัดอัตรากำลังคนในยุค HR 5.0 เน้นเรื่องของการยืดหยุ่นปรับตัวทุกสถานการณ์ นำเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนสำคัญในการเก็บข้อมูลทั้ง PDPA ข้อมูลการทำงาน การประสานงานลูกค้าภายนอกและ Application การติดตามประเมินผลงาน